strzałka w prawoStart arrow Publikacje arrow Kancelaria Magistratu Piotrkowa w latach 1874 - 1914 22-10-2019  
obrazek nagłówkowy
StartAktualnościHistoriaZasób archiwum Wystawy on-line

bip

logo 90 lat archiwum w piotrkowie
90 lat Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim

zasoby
Piotrków
Tomaszów

archiwa rodzinne

facebook

Inicjatywa Obywatel

Kancelaria Magistratu Piotrkowa w latach 1874 - 1914 Drukuj E-mail
Napisał Krzysztof Łapiński   

I. Dzieje ustrojowe urzędu

 
Nazwa Magistrat określająca władze miejskie została wprowadzona na podstawie ukazu carskiego z 29 IX / 11 X 1842 r. i zastąpiła dotychczasową – Urząd Municypalny1. Po upadku Powstania Styczniowego rozpoczął się okres likwidacji odrębności ustrojowej Królestwa Polskiego przez wprowadzanie rosyjskich wzorów organizacji i funkcjonowania administracji i powszechną rusyfikację. Zawieszony samorząd miejski formalnie nigdy nie został zniesiony a kompetencje rad miejskich przejęły magistraty reprezentowane przez prezydentów lub burmistrzów oraz radnych lub ławników. Na mocy postanowienia Komitetu Urządzającego z 21 II / 5 III 1867 r. utworzono Straż Ziemską wydzielając policję spod władzy prezydentów i burmistrzów2.

W tym czasie wzrosła rola i znaczenie Piotrkowa jako ośrodka administracyjnego, gdyż na mocy ustawy o zarządzie gubernialnym i powiatowym z 19/31 XII 1866 r. ulokowano w mieście siedzibę guberni3. Piotrków jako miasto gubernialne poddany został nadzorowi rządu gubernialnego. Miało to wpływ na rozwój gospodarczy, demograficzny i rozbudowę miasta. Magistrat miasta Piotrkowa, podobnie jak magistraty innych miast w Królestwie Polskim był urzędem o ograniczonych uprawnieniach, w którym językiem urzędowym od 1867 r. był rosyjski. Reforma administracyjna pozbawiła magistraty wszelkiej samodzielności i sprowadzono je do roli wykonawców poleceń władz nadrzędnych.

Działalność magistratów skupiała się głównie na ściąganiu podatków, nadzorze i ewidencji ludności, poborze rekrutów, ubezpieczeniach ogniowych, kwaterunkach i handlu miejskim4. Rządy gubernialne uzyskały szereg prerogatyw w sprawach zarządu miejskiego m.in. podejmowały ostateczne decyzje odnośnie udzielania pożyczek z funduszy miejskich osobom prywatnym i miastom na budownictwo, wyznaczania terenów fabrycznych, umarzania długów, sprzedaży, wywłaszczania i nabywania nieruchomości miejskich5. Odebrano magistratom samodzielność w sprawach budżetu, oświaty, wychowania, dobroczynności i szpitali. Duże uprawnienia posiadali wicegubernatorzy którzy czuwali nad realizacją poszczególnych funduszy, kaucji i kapitałów, emerytur oraz wydawali rozporządzenia dotyczące kontroli kas miejskich6.

W związku z koniecznością obsługi administracyjnej coraz większej liczby mieszkańców miasta zwiększano również stan osobowy pracowników magistratu. Na przestrzeni 40 lat uległ on podwojeniu i w wybranych latach przedstawiał się następująco: rok 1878 – 23 osoby7, rok 1884 – 25 osób8, rok 1890 – 33 osoby9, rok 1902 – 38 osób10, rok 1910 – 45 osób11, rok 1914 – 47 osób12. W czynnościach urzędu brali udział również radni honorowi nie pobierający za pracę wynagrodzenia13. Do urzędników wyższego i niższego szczebla należeli: prezydent, kasjer, sekretarze, archiwista, asystent kasy miejskiej, kanceliści, pisarze, architekt, sekwestratorzy oraz radni honorowi. Sekretarz Wydziału Administracyjnego oraz Kasjer byli równocześnie radnymi. Pozostali to personel pomocniczy nie wykonujący czynności ściśle urzędowych np. strażnicy, gońcy, nadzorcy14.

W okresie unifikacji Królestwa Polskiego z Imperium władze carskie udzielały szeregu przywilejów urzędnikom rosyjskim którzy zamierzali podjąć służbę w administracji Królestwa Polskiego. Mimo podejmowanych wysiłków napływ Rosjan był ograniczony. Obsadzali oni wyższe stanowiska głównie w rządach gubernialnych i instytucjach centralnych. Wykazy służby personelu Magistratu miasta Piotrkowa generalnie nie zawierają nazwisk rosyjskich i można przyjąć że Rosjanie nie trafiali raczej do administracji szczebla zarządów miejskich nawet miast gubernialnych. O polskim pochodzeniu urzędników magistratu świadczyło ponadto ich rzymskokatolickie wyznanie. Na tym tle wyjątkiem był prawosławny prezydent generał major Nikołaj Timirew15.

Kompetencje urzędników były określane przez gubernatora który mianował ich na stanowiska i uwalniał ze służby.

Na czele Magistratu miasta Piotrkowa od 1853 r. stał prezydent16. Stanowisko to w okresie gubernialnym zajmowali kolejno: Ludwik Morawski (1865 – 1872), Józef Jeziorański (1872 – 1873), Wasyli Kercelli (1873 – 1887), gen. Nikołaj Timirew (1887 – 1890), Henryk Strzałkowski (1890 – 1892), Gustaw Brokowski (1892 – 1900), Kazimierz Sobieszczański (1900 – 1911), Ludomir Russocki (1911 – 1912), Mieczysław Łupiński (1913 – 1914)17.

Prezydenci - Polacy w hierarchii służbowej osiągali najwyżej VIII klasę. Wyższe rangi były zarezerwowane dla Rosjan. Kompetencje prezydenta były mocno ograniczone przez władze zwierzchnie. Zarządzanie miastem odbywało się przy ścisłym nadzorze rządu gubernialnego i polegało na wykonywaniu instrukcji, sporządzaniu sprawozdań i prowadzeniu korespondencji praktycznie w każdej sprawie. Należało do niego ustalanie trybu i sposobu realizacji poleceń rządu gubernialnego i czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw.

Magistrat miasta Piotrkowa dzielił się na następujące wydziały:

I – Administracyjny
II – Wojskowo – Policyjny
III – Finansowy
IV – Kwaterunkowy

Oddzielnie funkcjonowała Kasa Miejska

Reorganizację urzędu przeprowadzano od 1867 r. W Wydziale Administracyjnym zlikwidowano sekcje pozostawiając dotychczasową nazwę. Wydział Wojskowy z sekcjami Wojskową i Policyjną przekształcono na Wojskowo – Policyjny i w związku ze stacjonowaniem wojsk rosyjskich w Piotrkowie wyodrębniono Wydział Kwaterunkowy. Wydział Skarbowy zamieniono na Finansowy. Kasa Ekonomiczna przemianowana została na Kasę Miejską. W 1870 r. podział na cztery samodzielne wydziały już funkcjonował18. W początkowym okresie 1867 - 1873 wystąpiły liczne niedomagania w praktyce kancelaryjnej urzędu polegające na pomijaniu nazw wydziałów na obwolutach, braku określenia wydziału na wysyłanej korespondencji oraz niekiedy braku tytułów na poszytach. Po zmianie systemu kancelaryjnego początkowo na obwolutach nanoszono nazwy poszczególnych wydziałów bez opatrywania ich cyframi rzymskimi. Wyjątek stanowił Wydział Finansowy który oznaczano cyfrą II. Uporządkowanie numeracji wydziałów nastąpiło w 1882 r., a ich kolejność pozostała niezmieniona do końca 1914 r19.

W Magistracie miasta Piotrkowa Wydziałem I – Administracyjnym kierował radny sekretarz. Wydział prowadził sprawy związane z dzierżawami nieruchomości miejskich, placów i gruntów, remontami domów ulic i mostów, utrzymaniem czystości i oświetleniem miasta. Ubezpieczał domy od pożarów, kontrolował podatki miejskie, sprawy wyznaniowe, szkolne i obywatelskie, nadzorował Kasę Miejską, przedsiębiorstwa miejskie, udzielał koncesji na handel i rzemiosło oraz pozwoleń na budowę domów i gmachów publicznych.

Wydziałem II – Wojskowo - Policyjnym kierował sekretarz. Wydział zajmował się: prowadzeniem ksiąg ludności stałej i niestałej, sporządzaniem wykazów statystycznych, nakładaniem i egzekwowaniem kar policyjnych, wydawaniem paszportów krajowych i zagranicznych, nadzorem nad aresztantami, cudzoziemcami, szpitalami, rozbiórkami domów, poszukiwaniem osób zaginionych, dezerterów, poborowych, zbiegłych z aresztu oraz organizacją pospolitego ruszenia. Od 1901 r. nadzorował świadczenia rzeczowe na wypadek mobilizacji armii.

Wydziałem III – Finansowym kierował referent20. Wydział zajmował się: ściąganiem opłat sądowych, paszportowych, kar administracyjnych i policyjnych, podatków od mieszkańców miasta, rozliczeniami ze szkołami różnych wyznań i dozorami kościelnymi, sprzedażą znaków skarbowych i blankietów, opłatami na leczenie, rozkładem podatku podymnego, wydawaniem zaświadczeń dotyczących spraw finansowych.

Wydziałem IV – Kwaterunkowym kierował sekretarz do spraw kwaterunku. Wydział prowadził sprawy związane z zaopatrzeniem wojska w opał i oświetlenie, zabezpieczeniem kwater dla żołnierzy i oficerów, remontami koszar, rozkładem i poborem podatku kwaterunkowego, rozliczaniem opłat za wynajmowanie kwatery, wyborem członków i działalnością Komisji Kwaterunkowej i Komisji Sanitarnej, organizowaniem przemarszu wojsk.

Kasa Miejska – sporządzała budżety oraz bilanse i sprawozdania roczne z działalności finansowej magistratu, przyjmowała, gromadziła, wydawała i rozliczała rachunki bieżące od osób prywatnych, firm, instytucji społecznych i wyznaniowych, władz zwierzchnich i podporządkowanych. Kierował nią radny kasjer mając do pomocy asystenta.

Podział kompetencji między wydziałami odbywał się wewnątrz magistratu, niemniej wymagał zatwierdzenia przez gubernatora. Do podstawowych obowiązków zarządzających wydziałami sekretarzy należało wykonywanie postanowień gubernatora, naczelnika powiatu i innych władz zwierzchnich wnoszonych do magistratu za pośrednictwem prezydenta. Odpowiadali za rzetelność wyjaśnień przedstawianych prezydentowi i zgodność rozliczeń finansowych, kontrolowali obieg pism w urzędzie, prowadzili i przechowywali akta spraw. Byli faktycznymi pracownikami merytorycznymi urzędu. W czynnościach urzędowych pomagali im kanceliści.

Zakończenie działalności władz rosyjskich w Piotrkowie nastąpiło w sierpniu 1914 r. kiedy ewakuował się prezydent Mieczysław Łupiński wraz z większością urzędników. Na miejscu pozostał pełniący obowiązki prezydenta Jan Bieńkowski, który nie dopuścił do zaprzestania działalności władz miejskich21.



II. System kancelaryjny
Zasady funkcjonowania kancelarii miejskich w zaborze rosyjskim nie doczekały się jeszcze szczegółowego opracowania. Uwagi o kancelarii XIX w. zawiera artykuł Bohdana Ryszewskiego w którym autor analizuje zmiany znaczenia terminu kancelaria. W XIX w. w dużych urzędach następował podział czynności kancelaryjnych między kancelarię ogólną i kancelarie wydziałów. Kancelaria przestała pełnić czynności merytoryczne i spełniała jedynie funkcje aktotwórcze22. Terminem kancelaria określa się obecnie komórkę lub ogół komórek urzędu wytwarzających akta, stosuje się go także na oznaczenie metody wytwarzania materiału aktowego23.

Wprowadzenie rosyjskiego systemu kancelaryjnego do urzędów administracji Królestwa Polskiego zbiegło się z reformą administracyjną przeprowadzoną na mocy ukazu carskiego z 19/31 XII 1866 r24. Analizując treść wymienionego ukazu można stwierdzić, że nie zawierał on żadnej regulacji w sprawie stosowania kancelarii rosyjskiej. System ten przenieśli przybywający do Królestwa Polskiego urzędnicy rosyjscy. Nowy system zaczął funkcjonować stosunkowo wcześnie nawet w tych urzędach w których urzędników rosyjskich była znikoma ilość lub nie było ich wcale25. Jednocześnie zarządzono używanie języka rosyjskiego jako urzędowego, co w praktyce nastąpiło w 1868 r.

Po 1866 r. w registraturze Magistratu miasta Piotrkowa nadal stosowano alfabetyczno – rzeczowo – chronologiczny układ akt charakterystyczny dla kancelarii polskiej. Przejście do zasad przyjętych w kancelarii rosyjskiej nastąpiło dopiero z początkiem 1874 r. Prowadzone do tego czasu poszyty zostały zamknięte z końcem 1873 r. i w zasadzie oprócz ksiąg ludności i kilku tomów dokumentacji finansowej z Kasy Miejskiej nie występują woluminy łączące akta sprzed i po 1874 r.

W kancelarii rosyjskiej obowiązywał chronologiczno – numeryczny system prowadzenia akt spraw który charakteryzował się tworzeniem poszytów w obrębie jednego roku. Datę założenia teczki wyznaczało pierwsze pismo w sprawie jakie wpłynęło w danym roku kalendarzowym a jej zamknięcie ostatnie pismo w tym roku. Zasada ta nie była przestrzegana zbyt rygorystycznie, gdyż praktyka urzędowa zmuszała niekiedy referenta do prowadzenia korespondencji w sprawie przez okres dłuższy niż jeden rok. W ten sposób obok teczek jednorocznych w serii akt każdego roku znajdowały się i były archiwizowane poszyty wieloletnie.

Prowadzono dwie serie akt. Pierwsza to akta spraw na które składała się szczegółowa korespondencja mająca na celu merytoryczne załatwienie sprawy. W obrębie teczek pisma układano w porządku chronologicznym nie łącząc odpowiedzi z pismem wszczynającym sprawę. W celu ułatwienia odnalezienia pisma w początkowym okresie do teczek dołączano wewnętrzne spisy dokumentów. Druga seria to tzw. „nariady” (narăd˝) czyli najczęściej wieloletnie tomy złożone z okólników, zarządzeń, aktów normatywnych służących do wewnętrznego użytku. Nie tworzyły żadnej sprawy, stanowiły zbiór postanowień i instrukcji wydawanych przez władze zwierzchnie i przesyłanych do wiadomości podległym urzędom. W aktach Magistratu miasta Piotrkowa „nariady” występują tylko w Dziale Administracyjnym. Na początku woluminy otrzymywały zwykłą sygnaturę kancelaryjną a następnie własny numer. Przykładem takiej praktyki kancelaryjnej jest poszyt „O postanovlenij pravitelstva” obejmujący lata 1876 – 1913 w którym pisma - okólniki z lat 1876 – 1890 oznaczone są sygnaturą kancelaryjną 13/76, a akta z póżniejszych lat skrótem „nar.1”26. Rozporządzenia i instrukcje nadsyłane z Kancelarii Gubernatora Piotrkowskiego i Rządu Gubernialnego Piotrkowskiego obejmowały również zarządzenia Generał – Gubernatora Warszawskiego i ukazy Senatu Rządzącego. Zachowane tomy „nariadów” dotyczą rozporządzeń w sprawach drogowych27, budowlanych i technicznych28.

Odpowiednikami „nariadów” w pozostałych wydziałach były podobne zbiory aktów normatywnych prowadzone w cyklu rocznym lub kilkuletnim. W Wydziale Wojskowo – Policyjnym były to przeważnie „Cilkulâry” i poszyty zatytułowane „K˝ rukovodstvu”, w Wydziale Finansowym - nieliczne „Rasporâženiâ Pravitel?stva”, w Wydziale Kwaterunkowym - „K˝ svěděniû i rukovodstvu” i  „Ob˝ cirkulârach˝”, w Kasie Miejskiej – „Cirkulârnyâ rasporâženiâ”. Tytuły te często używane były zamiennie.

Istotną rolę w praktyce kancelaryjnej odgrywały roczne spisy spraw (opis˝ delam˝) w których odnotowywano kolejno zakładane w danym roku sprawy. Numery porządkowe przenoszono następnie na obwoluty w tworząc w ten sposób sygnatury kancelaryjne29. Spisy spraw z poprzednich lat mogły być wykorzystywane jako swoiste „plany akt” i służyć do nadawania takich samych lub podobnych tytułów w nowym roku co w rzeczywistości czyniono. W kancelarii rosyjskiej tytuły akt spraw i numery porządkowe ze spisu spraw nie pokrywały się w kolejnych latach gdyż o kolejności powstawania teczek decydowała data wszczęcia sprawy. Zdarzają się jednak tytuły poszytów o tym samym numerze np. w Wydziale Kwaterunkowym teczki rozporządzeń posiadają w latach 1907 - 1913 taki sam numer 8. Jest to zapewne sprawa przypadku, gdyż w kancelarii rosyjskiej nie funkcjonował plan akt.

Odstępstwem od tej zasady było formowanie teczek dotyczących mobilizacji w latach 1901 – 1913. Posiadały one drukowane tytuły i sygnatury kancelaryjne co świadczy zakładaniu części akt spraw wojskowych na podstawie istniejącego planu akt (wykazu akt odnoszącego się tylko do spraw mobilizacyjnych)30. Plan ten nie został wytworzony w magistracie lecz narzucony przez naczelnika powiatu w kompetencjach którego leżało przygotowanie planów mobilizacyjnych.

Cechą charakterystyczną spisów spraw prowadzonych w wydziałach Magistratu miasta Piotrkowa było umieszczanie w nich również tytułów spraw niezakończonych w latach poprzednich, które przechodziły na nowy rok. Świadczy to o rzetelności urzędników w traktowaniu spraw zaległych, których nie zdołano zamknąć w obrębie jednego roku i wymagały kontynuacji. Spisy spraw służyły również jako spisy zdawczo - odbiorcze akt przekazywanych do archiwum, gdyż nie zachodziła potrzeba sporządzania odrębnych spisów tak jak miało to miejsce w systemie kancelarii polskiej. Numer ze spisu spraw łamany przez rok naniesiony na każe pismo danej sprawy był jednocześnie sygnaturą kancelaryjną a następnie również archiwalną. Obecnie spisy spraw są pomocne przy odtwarzaniu układu kancelaryjnego, pozwalają ocenić kompletność zachowania zespołu i weryfikować tytuły poszytów.

Dzienniki korespondencyjne prowadzone były w formie ksiąg oddzielnie dla pism wchodzących (Vhodâsij Žurnal?) i wychodzących (Ishodâsij Žurnal?). Każdy wydział posiadał własny jednostronny roczny dziennik podawczy pism wchodzących. Pisma wychodzące rejestrowane były w jednym ogólnym dzienniku dla całego urzędu. W aktach Magistratu miasta Piotrkowa zachowały się tylko 3 egzemplarze dzienników pism wchodzących (Wydział Finansowy – rok 1876 i 1878 oraz Kasa Miejska – rok 1882)31. Nie odnaleziono natomiast żadnego dziennika pism wychodzących32. Analiza numeracji na korespondencji wykazała, że w ciągu roku dla wszystkich wydziałów prowadzony był jeden wspólny dziennik pism wychodzących. Z uwagi na brak pomocy kancelaryjnych nie można dokonać całościowej oceny jakości pracy kancelarii. Na podstawie posiadanych dzienników korespondencyjnych należy stwierdzić, że były one starannie prowadzone, wypełniano wszystkie rubryki łącznie z ostatnią w której wpisywano numer sprawy do której włączano pismo.

Akta spraw formowane były w poszyty posiadające oryginalne drukowane obwoluty. W lewym górnym rogu umieszczano nazwę i numer wydziału, w prawym górnym rogu – numer sprawy i sygnaturę archiwalną, na środku w tłumaczeniu z języka rosyjskiego „Akta Magistratu Gubernialnego Miasta Piotrkowa” a od 1886 r. „Akta Magistratu Miasta Piotrkowa”, w lewym dolnym rogu – sygnaturę kancelaryjną, pod tytułem – daty skrajne wyrażone w datach dziennych. Akta spraw zakładane przy zastosowaniu sygnatury ciągłej otrzymywały w każdym roku inną niezależną od poprzedniej sygnaturę w wyniku czego poszyty noszące te same tytuły posiadały różne sygnatury kancelaryjne. W praktyce wielokrotnie zdarzało się, że część pól na okładce pozostawała niewypełniona. Dotyczyło to głównie daty ostatniego pisma zamykającego poszyt. Niektóre poszyty paginowano a liczbę kart wpisywano na obwolucie pod datami skrajnymi. Na pieczątce nagłówkowej którą firmowano pisma prezydenta przez cały okres działania urzędu widniał w tłumaczeniu z języka rosyjskiego nadruk: ”Prezydent Gubernialnego Miasta Piotrkowa”.

System kancelaryjny determinował drogę obiegu pism. Z uwagi na brak instrukcji kancelaryjnej trudno jest dokładnie ustalić obieg pism oraz przedstawić czynności personelu. W Magistracie miasta Piotrkowa funkcjonowała kancelaria, nie była ona jednak wyodrębniona w strukturze urzędu jako odrębna komórka organizacyjna powołana do obsługi korespondencji tak jak miało to miejsce np. w Rządzie Gubernialnym Piotrkowskim, który posiadał rozbudowaną Kancelarię Prezydialną33. Prowadzenie kancelarii magistratu, podobnie jak kancelarii gubernialnych i zarządów powiatowych oparte było przynajmniej częściowo na rosyjskich przepisach kancelaryjnych z 1857 r. obowiązujących również w Królestwie Polskim34. Pracownikami kancelaryjnymi byli tzw. „urzędnicy do pism” do obowiązków których należało prowadzenie pomocy kancelaryjnych i sporządzanie czystopisów. Jeden z nich spełniał rolę registratora – dziennikarza. Obieg pism w urzędzie nadzorował urzędnik prowadzący kancelarię.

Korespondencję wpływającą do urzędu za pośrednictwem poczty przyjmował wyznaczony dyżurny i przekazywał prowadzącemu kancelarię, który umieszczał na każdym piśmie datę wpływu - prezentę. Miała ona postać pieczątki kwadratowej lub owalnej z drukowaną nazwą urzędu i datą dzienną, np. ”Magistrat˝ Gor. Petrokova, Polučeno 8 Okt. 1910, Vhod:, No...” i była przystawiana w górnej części pisma35. W przypadku braku pieczątki wpływu zamieszczano tylko adnotację z datą wpływu i numerem z dziennika podawczego. Na pismach przysyłanych z urzędów pod pieczątką nagłówkową znajdowała się niekiedy adnotacja o treści wnoszonej sprawy.

Po zapoznaniu się z treścią pism prowadzący kancelarię, te które nie wymagały przedstawienia ich prezydentowi, dekretował oznaczając właściwą cyfrą wydział który miał się zająć merytorycznym załatwieniem sprawy. Kolejnym etapem było wpisanie wszystkich pism przez registratora do dzienników podawczych pism wchodzących odpowiednich wydziałów. Każde pismo otrzymywało swój numer według liczby porządkowej z dziennika i numer ten wpisywano w obręb pieczątki wpływu lub poza nią a w przypadku jej braku obok ręcznie pisanej daty wpływu. Datację w dzienniku zapisywano systemem ułamkowym gdzie licznik oznaczał dzień a mianownik miesiąc, jak również na początku rubryki pisano miesiąc a dalej cyframi kolejne dni.

Z powodu braku pomocy kancelaryjnych trudno stwierdzić czy prowadzono w registraturze magistratu ogólny dziennik pism wchodzących tak jak miało to miejsce w kancelarii Rządu Gubernialnego Piotrkowskiego. Brak podwójnej rejestracji na pismach wskazuje, że wykorzystywano tylko dzienniki wydziałowe. Po wpłynięciu pisma do wskazanego wydziału sekretarz wydziału po analizie treści zamieszczał niekiedy informację o kategorii sprawy: k˝ dokladu” – do decyzji prezydenta, „k˝ delu” – pisma które nie wymagały odpowiedzi do akt, „k˝ svedeniû”- okólniki i rozporządzenia do wiadomości, „k˝ rukovodstvu” – np. instrukcja przeznaczona do wykorzystania w zarządzaniu urzędem, „k˝ ispolneniû” – do wykonania. Podobnej dekretacji podlegały pisma przeglądane przez prezydenta.

W wydziałach pisma które tworzyły nową sprawę podlegały rejestracji w spisach spraw (opis˝ delam˝). Uruchamiało to procedurę kwalifikacji pism do odpowiednich teczek akt spraw i wiązało się z nadaniem pismom sygnatur kancelaryjnych. W wypadku kiedy pismo było kolejnym w danej sprawie należało na podstawie spisu spraw dotrzeć do jej poprzedników. Sygnatura kancelaryjna była nanoszona na dolnym marginesie pisma po lewej stronie i składała się z kolejnego numeru ze spisu spraw w danym roku łamanego przez dwie ostatnie cyfry roku, np. 38/76, 16/05. Spotyka się również inne formy zapisu np. 12/903, 12/190336, co należy odczytać jako: 12 sprawa rozpoczęta w 1903 r. W registraturze pisma trafiały do właściwej obwoluty, która po zakończeniu spraw i zarchiwizowaniu stawała się poszytem.

Po takim zaszeregowaniu pism następował proces merytorycznego ich załatwiania. W Magistracie miasta Piotrkowa rzadko zachodziła potrzeba kolegialnego załatwiania spraw, nie istniał samorząd, a wykonanie ważniejszych zadań prezydent mógł konsultować z radnymi pozostawiając protokoły z takich narad37. Zatwierdzenie ważniejszych wewnętrznych dokumentów, np. rocznych sprawozdań finansowych wymagało również akceptacji radnych38. Pod względem trybu załatwiania sprawy dzieliły się na te które wymagały współudziału prezydenta i sprawy które załatwiano wewnątrz wydziałów. Sekretarze wydziałów mieli do pomocy kancelistów, tzw. „urzędników do pism”, którzy musieli wykonywać nie tylko czynności kancelaryjne ale również merytoryczne, polegające na wyszukiwaniu poprzedników załatwianej sprawy, kompletowaniu dokumentacji i włączaniu pism do akt spraw.

Koncepty odpowiedzi formułowane były przez sekretarzy i przedstawiane w przypadku istotniejszych spraw prezydentowi do akceptacji. Po zatwierdzeniu kanceliści sporządzali czystopisy podpisywane przez prezydenta i sekretarza wydziału prowadzącego sprawę. W aktach pozostawała minuta z akceptacją prezydenta i podpisem sekretarza. W sprawach mniejszej wagi wobec dużej ilości korespondencji sekretarze oddawali gotowe czystopisy prezydentowi do podpisu pozostawiając w aktach podpisane przez siebie brudnopisy odpowiedzi. Prezydent podpisywał całość wychodzącej ze magistratu korespondencji, jego czynności służbowe sprowadzały się do roli wykonawcy poleceń władz zwierzchnich.

Czystopisy sporządzane były na drukowanych blankietach, jak również na zwykłym papierze zaopatrzonym w pieczęć nagłówkową prezydenta. Na minutach często nie ma nawet pieczątki, wpisywano tylko nazwę miasta i numer z dziennika. W prawym górnym rogu odpowiedzi wpisywany był adresat, niżej określano typ pisma np. raport, prośba, cyrkularz. Odpowiedź zaczynała się od powołania się na pismo którego dotyczyła a treść zawierała się w ustalonej urzędowej formule. Poprawność sporządzenia czystopisów kontrolował pracownik merytoryczny czyli sekretarz który składał swój podpis pod podpisem prezydenta.

Końcowym etapem obiegu pism było wpisanie ich przez registratora do dziennika podawczego pism wychodzących wspólnego dla wszystkich wydziałów i naniesienie numerów zarówno na czystopisach jak i minutach. Do rejestracji dostarczano przepisaną na czysto odpowiedź wraz z samym pismem i minutą. Minuty odbierał kancelista danego wydziału i włączał je do akt odpowiedniej sprawy a czystopisy ekspediowano pocztą lub przez gońców. Na części pism wchodzących po załatwieniu sprawy czyniono dodatkową wzmiankę kiedy odpowiedź została udzielona i z jakim numerem wysłana. Obowiązkiem kancelisty – registratora było również uzupełnienie 3 ostatnich rubryk w dzienniku podawczym pism wchodzących.

Brak dzienników pism wchodzących i wychodzących nie pozwala na dokładne uchwycenie rocznych przyrostów wpływających pism i wysyłanych odpowiedzi. Przykładowo można podać, że o ile w 1876 r. do Wydziału Finansowego wpłynęło blisko 900 pism to w roku 1913 było ich ponad 8000. Łączna liczba odpowiedzi z wszystkich wydziałów wychodzących z kancelarii w 1876 r. przekroczyła 6500, a w 1913 r. było ich ponad 3500039.

Dokładniejsze dane możemy uzyskać ze spisów spraw odnośnie ilości teczek zakładanych w ciągu roku. W wybranych latach przedstawiały się one następująco:


Wydział  Rok 1878Rok 1889 Rok 1908 
 I Administracyjny 363558 
 II Wojenno Policyjny 533441 
 III Finansowy 331545 
 IV Kwaterunkowy 13brak inf. 

  
Akta spraw bieżących przechowywano w registraturze wspólnej dla wszystkich wydziałów. W pomieszczeniu kancelarii znajdowały się osobne szafy na akta spraw każdego wydziału i na księgi ludności. W odrębnych lokalach umieszczono: Kasę Miejską, bibliotekę, architekta, służbę medyczną, strażników miejskich. Do archiwum przekazywano tylko akta spraw ostatecznie załatwionych. Układ akt w archiwum był taki sam jak w registraturze. Spisy spraw służyły jako inwentarze archiwalne. Do obowiązków archiwisty należało również wypożyczanie akt pracownikom merytorycznym urzędu i dopilnowanie ich zwrotu.

Wprowadzenie systemu kancelarii rosyjskiej do administracji Królestwa Polskiego było z jednej strony wyrazem prowadzonej rusyfikacji, z drugiej strony pozwoliło usprawnić pracę urzędów. Kancelaria rosyjska była w porównaniu z dotychczas stosowaną kancelarią polską bardziej stabilna, prostsza i czytelniejsza. Oparta na chronologiczno – numerycznym układzie akt była typową kancelarią akt spraw gdzie liczyła się sprawa a nie rejestrowanie czynności urzędu40.

Zastosowanie nowego systemu w Magistracie miasta Piotrkowa uporządkowało pracę registratury, stworzyło podstawy dla administracji do skuteczniejszego zarządzania miastem według rosyjskich wzorów. Urzędnicy magistratu szybko dostosowali się do nowych zasad, i jak wynika z przeglądu akt nie mieli również trudności w posługiwaniu się językiem rosyjskim. Specyfika kancelarii rosyjskiej wymuszała na nich wykonywanie pracy z dokładnością i sumiennością o czym świadczy pozostałość aktowa. Analizując jej zawartość można stwierdzić że na ogół urzędnicy wywiązywali się z nałożonych na nich obowiązków. Nie wchodząc w sprawy merytoryczne należy ocenić że pod względem formalnym kancelaria pracowała prawidłowo. Zdarzające się niedociągnięcia dotyczyły głównie braku pełnych opisów stron tytułowych, spisów wewnętrznych, paginacji. Również część wytworzonych pism nie posiadała wszystkich elementów, np. często nie umieszczano pieczątki nagłówkowej, nazw wydziałów i pieczątek wpływu. W szczególnych przypadkach odstępowano od zasad przyjętych w kancelarii rosyjskiej, np. akta ubezpieczeń od pożarów znajdujące się w Wydziale Administracyjnym nie zostały założone w układzie rocznym i posiadają własne sygnatury kancelaryjne tożsame z numerami policyjnymi nieruchomości.

Niedogodnością systemu kancelarii rosyjskiej było stałe narastanie ilości poszytów, których kontrolowanie wymagało rozbudowy pomocy kancelaryjnych. Załatwianie zwiększającej się ilości spraw i konieczność obsługi zasobu aktowego prowadziła do stałego wzrostu zatrudnienia. Niemniej, należy stwierdzić że urząd pracował wydajnie, sprawy były załatwiane a pisma nie pozostawały bez odpowiedzi. Pozostałość aktowa Magistratu miasta Piotrkowa z lat 1874 – 1914 przechowywana w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Tryb. liczy 5984 jednostek archiwalnych i zajmuje 87,00 mb.







1 Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 30, s. 281-283. (dalej DPKP)

2 tamże, t. 66, s. 449 – 451.

3 tamże, s. 119.

4 I. Radke, Ustrój miast polskich, w: Miasta Polskie, Dokumentacja archiwalna, Warszawa – Łódź 1981, s. 22

5 DPKP, t. 66, s. 137.

6 tamże, s. 131.

7 APPT, Akta miasta Piotrkowa, (dalej AmP) sygn. 1848.

8 tamże, sygn. 2031.

9 tamże, sygn. 2197.

10 tamże, sygn. 2676.

11 tamże, sygn. 2969.

12 tamże, sygn. 3136. Byli to: prezydent, radny - kasjer, radny – sekretarz, 2 sekretarzy, referent, archiwista, asystent, 6 kancelistów, 4 pisarzy najemnych, architekt, dziesiętnik, 2 sekwestratorów, nadzorca jatek mięsnych, 6 gońców, 9 strażników miejskich, 2 strażników drogowych, ogrodnik, nadzorca aresztu policyjnego, 2 strażników aresztu policyjnego, lekarz, felczer i położna.

13 tamże, sygn. 2234.

14 W porównaniu z magistratami miast o podobnej wielkości - Tomaszowa i Radomska, magistrat Piotrkowa był dwukrotnie liczniejszy. W 1914 r. w Tomaszowie zatrudnione były 22 osoby, APTM, Akta Tomaszowa Mazowieckiego, sygn.5792, natomiast w Radomsku w tym samym roku pracowało 25 osób, APPT, Akta miasta Radomska, sygn.1289.

15 AmP, sygn. 2197.

16 DPKP, t. 47, s. 181.

17 P. Samuś, Życie społeczno-polityczne w latach 1867-1914, w: Dzieje Piotrkowa Trybunalskiego, 1989, s. 301-302.

18 AmP, sygn. 6.

19 Podobne reorganizacje przeprowadzono również w magistratach innych miast. W Tomaszowie w 1882 r. z jednego dotychczas Wydziału Ogólnego powstały dwa: I Administracyjny i II Policyjny. W Radomsku dwóm istniejącym wydziałom Administracyjnemu i Wojskowo – Policyjnemu numerację nadano dopiero w 1892 r.

20 W aktach występuje on jako „děloproizvoditel?” co tłumaczy się: sekretarz, referent lub prowadzący sprawy. W tym przypadku należy przyjąć tłumaczenie - referent, gdyż stanowiska sekretarzy są wymieniane oddzielnie na listach płac pracowników magistratu.

21 A.Piasta, Piotrków Tryb. w okresie pierwszej wojny światowej, mps w zasobie Biblioteki Akademii Swiętokrzyskiej w Kielcach, s.39.

22 B. Ryszewski, O niektórych podstawowych pojęciach archiwalnych, „Zeszyty naukowe UMK”, 1969, s. 93 – 120.

23 tamże, s. 97.

24 W. Bagieński, Procesy archiwotwórcze akt miejskich na Mazowszu na przykładzie Piaseczna w latach 1815 – 1950, Warszawa 1999, s. 53-54.

25 Kancelaria rosyjska zaczęła funkcjonować w magistratach miast Łodzi, Radomia i Kielc po 1867 r. M. Bandurka, Akta miasta Łodzi [1471] 1794 – 1914 [1918], Przewodnik po zespole, Warszawa - Łódź 1990, s.17; J. Orzechowski, Wstęp do inwentarza zespołu Akta miasta Radomia, t.I, Radom 1970, mps, s. 5; E. Wirska, Wstęp do imwentarza zespołu Akta miasta Kielc, Kielce 1964 , mps, s. 19. W Magistracie miasta Tomaszowa kancelarię rosyjską zaczęto stosować od roku 1868. P. Zawilski, Wstęp do inwentarza zespołu Akta miasta Tomaszowa Mazowieckiego, Tomaszów Maz. 2004, mps, s. 9. W Radomsku przez długi czas łączono elementy kancelarii polskiej i rosyjskiej i dopiero w latach osiemdziesiątych XIX w. zaczęto prawidłowo formować poszyty.

26 AmP, sygn.149.

27 tamże, sygn.1707.

28 tamże, sygn. 2779

29 Spisy spraw zawierały następujące rubryki: 1. numer porządkowy, 2. data rozpoczęcia sprawy, 3. streszczenie sprawy – czyli praktycznie nadanie tytułu jednostce, 4. liczba pism w poszycie, 5. data zakończenia sprawy czyli data ostatniego pisma, 6. uwagi.

30 W. Bagieński, op. cit., s. 66.

31 Dziennik pism wchodzących składał się z następujących rubryk: 1.data wpływu pisma, 2. numer porządkowy. 3. numer wchodzącego pisma, 4..nadawca i streszczenie pisma 5. data wysłania odpowiedzi i numer pisma, 6. numer sprawy do której włączono pismo. Dwie ostatnie rubryki wypełniane były w chwili wysyłania odpowiedzi.

32 Dziennik pism wychodzących zachował się np. w zespole Akta miasta Radomska ( sygn. 332 ). Zawierał następujące rubryki: 1. numer porządkowy, 2. data wysłania pisma, 3. streszczenie pisma, 4. numer wchodzący pisma na które wysyłano odpowiedź, 5. numer sprawy do której włączono pismo. Podobną postać miały dzienniki pism wychodzących w innych magistratach.

33 U. Głowacka, Monografia zespołu akt Rządu Gubernialnego Piotrkowskiego, mps. UMK, Toruń, 1962, s. 17 - 18.

34 Svod zakonov Rossijskoj Imperii, t.2, c.1, S. Peterburg 1857.

35 AmP, sygn. 1705

36 AmP, sygn. 5926

37 tamże, sygn. 2198. Przykładem takiej praktyki jest protokół z 22 maja 1890 r. z narady prezydenta z radnymi honorowymi w sprawie konieczności zatrudnienia w magistracie drugiego sekwestratora w związku z rosnącą liczbą podatników.

38 tamże, sygn. 7381. Na sprawozdaniu finansowym za 1907 r. sporządzonym w 1911 r. obok prezydenta podpisali się radny kasjer, radny sekretarz Wydziału Administracyjnego oraz 3 radnych honorowych.

39 AmP, sygn. 6802

40 A. Nikiforuk, Kancelaria Rządu Gubernialnego Łomżyńskiego z lat 1867 – 1918, Archeion, t. LXXVIII, Warszawa – Łódź 1984, s. 208.

< Poprzedni   Następny >