strzałka w prawoStart arrow Publikacje arrow Kancelaria Starostwa Powiatowego Piotrkowskiego 1919 - 1939 22-10-2019  
obrazek nagłówkowy
StartAktualnościHistoriaZasób archiwum Wystawy on-line

bip

logo 90 lat archiwum w piotrkowie
90 lat Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim

zasoby
Piotrków
Tomaszów

archiwa rodzinne

facebook

Inicjatywa Obywatel

Kancelaria Starostwa Powiatowego Piotrkowskiego 1919 - 1939 Drukuj E-mail
Napisał Aleksy Piasta   
Struktura organizacyjna urzędu

 
Ważnym elementem restytucji państwa polskiego, jaka się dokonała w listopadzie 1918 r. była budowa nowego systemu administracyjnego wszystkich szczebli. Tworzono go wykorzystując i adaptując struktury istniejące – odziedziczone po zaborcach bądź też powstałe w okresie pierwszej wojny światowej. Okupacyjna austriacka administracja wojskowa na terenie powiatu piotrkowskiego tzw. Komenda Powiatowa w Piotrkowie (K. u. K. Kreiskommando in Piotrków) uległa likwidacji już 1 –2 listopada 1918 r. Na jej miejsce, zgodnie z dekretem Rady Regencyjnej Królestwa Polskiego z 30 października 1918 r. miało być zorganizowane Królewsko Polskie Starostwo Powiatowe1. Ustrój wewnętrzny nowego urzędu miał być określony w kolejnych rozporządzeniach. Pierwszym starostą powiatowym w Piotrkowie (używano też nazwy komisarz powiatowy) został mianowany komisarz cywilny byłej Komendy Powiatowej dr Juliusz Abdank Dunikowski. Zmiany w strukturze administracji nastąpiły wkrótce po rozwiązaniu Rady Regencyjnej i utworzeniu rządu pod prezesura Jędrzeja Moraczewskiego. W komunikacie rządowym z 16 listopada 1918 r. poinformowano, że tymczasowa władzą powiatową będą komisariaty rządu ludowego kierowane przez komisarzy2. Komisarzem piotrkowskim wyznaczono Wacława Malanowskiego.

Komisariat Rządu Ludowego w Piotrkowie funkcjonował do początku listopada 1919 r. tj. do czasu ogłoszenia rozporządzenia o powołaniu starostw powiatowych. Starostwa, jako organ administracji państwowej I instancji, utworzono na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 28 sierpnia 1919 r. O tymczasowej organizacji powiatowych władz administracyjnych I instancji na obszarze byłego zaboru rosyjskiego3. Starostwem kierował starosta mianowany przez Ministra Spraw Wewnętrznych. Zakres kompetencji starostwa został określony w rozporządzeniu wykonawczym Rady Ministrów do rozporządzenia z 28 sierpnia 1919 r4. Do zakresu czynności starostwa należały: sprawy wojskowe (pobór, mobilizacja, świadczenia rzeczowe na rzecz wojska), ewidencja i ruch ludności, nadzór nad stowarzyszeniami, bezpieczeństwo publiczne (policja, strajki, zgromadzenia), sprawy wyznaniowe, opieka społeczna, rolnictwo i leśnictwo, sprawy sanitarne i weterynaryjne, budownictwo (pozwolenia na budowę).

Ze względów oszczędnościowych, dążąc do maksymalnego wykorzystania pracowników i usprawnienia funkcjonowania administracji publicznej, w 1922 r. w województwie łódzkim przeprowadzono reorganizację starostw powiatowych dzieląc je wg wielkości, na trzy grupy. W pierwszej, do której zakwalifikowano starostwo piotrkowskie, ustanowiono maksymalnie 18, w drugiej 14 i w trzeciej 12 etatów5.

Starostwa powiatowe dzieliły się na referaty, których liczba i kompetencje w okresie dwudziestolecia międzywojennego wielokrotnie ulegała zmianie. W styczniu 1929 r. było ich siedem – I Bezpieczeństwa Publicznego, II Ogólno-Administracyjny, III Wojskowy, IV Karno-Administracyjny, V Sanitarny, VI Weterynaryjny i VII Robót Publicznych. Zgodnie z nowym statutem organizacyjnym starostw województwa łódzkiego obowiązującym od 1 stycznia 1931 r. Starostwo Powiatowe Piotrkowskie składało się z następujących referatów: I Ogólny, II Organizacyjny, III Bezpieczeństwa, IV Administracyjny, V Wojskowy, VI Karno – Administracyjny, VII Opieki Społecznej, VIII Budżetowo – Gospodarczy, IX Budowlany, X Sanitarny, XI Weterynaryjny, XII Ochrony Lasów, XIII Inwalidów Wojennych (od 1 stycznia 1939 r. nosił nazwę Spraw Inwalidzkich)6. W latach trzydziestych jeszcze kilkakrotnie dokonywano zmian w statucie organizacyjnym – m. in. w 1934 r. pojawił się Referat Rolnictwa i Reform Rolnych, w 1936 r. zaś Referat Melioracyjny. Ten ostatni udzielał opinii fachowych w sprawach wodno-prawnych, spółek wodnych i związków wałowych, brał udział, w charakterze rzeczoznawcy, w dochodzeniach wodno-prawnych, nadzorował gospodarkę finansową spółek wodnych i związków wałowych, opracowywał projekty melioracji podstawowych i prowadził ewidencję wykonanych robót melioracyjnych7. Ostatecznie w styczniu 1939 r. Starostwo Powiatowe Piotrkowskie dzieliło się na następujące referaty: Ogólny (kierowany osobiście przez starostę), Organizacyjny (kierownik – wicestarosta Stanisław Tarnawski), Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego (kierownik – Tadeusz Widner), Administracyjny (podzielony na trzy samodzielne oddziały spraw – oddział I spraw wodnych, administracyjno-prawnych i wyznaniowych kierowany przez Włodzimierza Czornyja, oddział II spraw aprowizacyjnych i przemysłowych kierowany przez Stefana Koronę oraz oddział III spraw obywatelstwa i stanu cywilnego i samorządowych kierowany przez Stefana Czarneckiego), Karno-Administracyjny (kierownik – Franciszek Snigórski), Wojskowy (kierownik - Władysław Kocimowski), Budowlany (kierownik – inż. Franciszek Hilchon), Rolnictwa i Reform Rolnych (kierownik – komisarz ziemski Zygmunt Wodziński), Melioracyjny (kierownik – inż. Piotr Waszczenko), Ochrony Lasów (kierownik – inż. Eustachy Nazarewicz), Weterynaryjny (kierownik – powiatowy lekarz weterynarii Julian Madejczyk), Opieki Społecznej (kierownik – Stefan Czarnecki), Spraw Inwalidzkich, Sanitarny (kierownik – lekarz powiatowy Bronisław Broszkowski) i Przemysłowy8.



Odbiór, rejestracja i rozdział wpływów

 
W latach 1919 – 1929 w kancelarii starostwa piotrkowskiego stosowano tzw. system austriacki9. W tym okresie występowała kancelaria scentralizowana, wzorowana na scentralizowanej kancelarii urzędów wojewódzkich, w której odbywał się cały proces rejestracji i łączenia pism. W komórkach merytorycznych nie dokonywano dodatkowej rejestracji. Prace kancelaryjne regulowały instrukcje biurowe wydawane w latach 1920, 1921, 1922, 192910. Na czele kancelarii stał naczelnik, któremu podlegało 1-2 kancelistów oraz maszynistki (maksymalnie 3). W kompetencji naczelnika leżały sprawy: przeglądanie korespondencji i kierowanie do rejestracji, (za wyjątkiem korespondencji od władz zwierzchnich, poufnych i adresowanych imiennie na starostę) przydział spraw referentom, prowadzenie zbioru rozporządzeń i okólników władz zwierzchnich, przyjmowanie interesantów wnoszących podania i przyjmowanie podań, prowadzenie ewidencji i składnicy depozytów, zarządzanie biblioteką urzędową i archiwum, potwierdzanie i uwierzytelnianie odpisów z dokumentów, prowadzenie księgi inwentarzowej i rachunku bieżącego, wykazu zaległości (sprawy przewlekłe i niezrealizowane w terminie). Zasadniczo nie dopuszczano petentów do referentów załatwiających sprawy. Potrzebnych informacji udzielała kancelaria. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy zakres sprawy wykraczał poza kompetencje i wiedzę naczelnika kancelarii, odsyłano interesantów do właściwych merytorycznie urzędników11.

Do 1930 r. włącznie obowiązywał system dziennikowy - korespondencja przychodząca rejestrowana była przez kancelarię w dziennikach korespondencyjnych (podawczych) jednostronnych. W celu usprawnienia pracy i zgodnie z zaleceniami MSW, kancelarię starostwa piotrkowskiego podzielono początkowo na 5 oddziałów, oznaczanych cyfrą rzymską I – V 12. Każdy oddział prowadził odrębny dziennik korespondencyjny, w którym rejestrowano sprawy zastrzeżone dla tego oddziału – oddział I nadzór nad administracją gminną i miejską, przemysł i handel, wyznania i kultura; oddział II – bezpieczeństwo publiczne, policja, paszporty, pozwolenia na broń; oddział III – nadzór sanitarny i weterynaryjny, rolnictwo, budownictwo, opieka społeczna i pośrednictwo pracy; oddział IV – sprawy karno-administracyjne; oddział V – aprowizacja ludności. Odrębne dzienniki prowadzono także dla spraw prezydialnych i poufnych. W październiku 1921 r. zlikwidowano Referat Aprowizacyjny i tym samym automatycznie oddział V kancelarii13.

Przedstawiony wyżej system organizacji pracy kancelaryjnej nie działał zbyt sprawnie. W sierpniu 1920 r. ponownie określono rodzaje spraw rejestrowanych w dziennikach oddziałów III i IV. Zdarzało się, bowiem, że ewidencjonowano w nich te same sprawy np. rolne i sanitarne. Po nowelizacji, sprawy te miały przypaść oddziałowi III, zaś oddziałowi IV sprawy bezpieczeństwa publicznego i wyznaniowe. Reorganizacja, wbrew założeniom, doprowadziła do spotęgowania zamieszania i pomyłek. Oddział IV założył nowy dziennik, do którego wpisywano sprawy poczynając od numeru 1. Natomiast stara numeracja tego oddziału kontynuowana była w nowym dzienniku oddziału III. Z kolei dawne numery oddziału III prowadzono dalej w dzienniku oddziału I. Nic dziwnego, że kancelista oddziału III początkowo błędnie wpisywał do swojego dziennika symbol „IV” zamiast „III”. Wojewoda łódzki okólnikiem nr 142 z dnia 22 grudnia 1921 r. zlikwidował podział kancelarii na oddziały polecając zaprowadzenie jednego dziennika korespondencyjnego14. Może w tym miejscu dziwić, że główną przyczyną tej decyzji była redukcja etatów i wdrażanie oszczędnościowych uchwał Wojewódzkiej Komisji Oszczędnościowej, a nie niewydolność systemu15.

Podział czynności merytorycznych zawarto w czterech działach spraw: Prezydium, Oddział Ogólno-Administracyjny, Oddział Bezpieczeństwa Publicznego i Administracyjno-Karny, Oddział Referatów Zespolonych. Do prowadzenia spraw prezydialnych i poufnych zobligowany został osobiście starosta. W rzeczywistości wykonywał te obowiązki upoważniony przez niego referent. Oddział Referatów Zespolonych obejmował lekarza powiatowego, weterynarza powiatowego, architekta powiatowego i referenta rolnego.

Korespondencja przychodząca w latach 1919-1921, po odnotowaniu w kontroli wpływów i zarejestrowaniu w odpowiedniej pomocy ewidencyjnej (dzienniku korespondencyjnym, skorowidzu alfabetycznym), przekazywana była (po odnotowaniu w „książce przydziału”) referentom do załatwienia (rozdziału dokonywał naczelnik kancelarii)16. Korespondencji oznaczonej symbolami „mob” oraz „poufne” i „tajne” oraz adresowanej imiennie nie otwierano przekazując ją staroście. Ten dopiero nanosił na niej dekretacje i zwracał kierownikowi kancelarii lub też oddawał bezpośrednio właściwym referentom 17. Korespondencja opatrzona ww. oznaczeniami rejestrowana była w odrębnych dziennikach korespondencyjnych.

Jeżeli korespondencja przychodząca do starostwa zawierała pieniądze lub innego rodzaju walory, odciskano obok wpływu także tzw. pieczęć depozytową, do której wpisywano zawartość wpływu. Referent załatwiający taką sprawę decydował o postępowaniu z depozytem wartościowym – co odnotowywano na piśmie i w księdze depozytowej.

Niektóre sprawy przychodzące do kancelarii starostwa zawierały załączniki o charakterze dowodów rzeczowych. W takim przypadku kancelista obsługujący biuro podawcze, sporządzał na wpływie odpowiednią adnotację i rejestrował je odrębnie w księdze dowodów rzeczowych.

Pieczęć wpływu stawiana na piśmie zawierała kilka elementów: datę wpływu, numer sprawy, liczbę załączników oraz wartość załączonych znaczków pocztowych i skarbowych. Napływające pisma w obrębie tej samej sprawy, łamano przez kolejne liczby. Numer sprawy miał następujący (przykładowy) kształt: L 356/1/III; L 356/2/III (356 to numer z dziennika, 1, 2 liczba pism w obrębie sprawy, III symbol oddziału kancelaryjnego). Pomimo tego, że od 1922 r. prowadzono jeden dziennik korespondencyjny i zlikwidowano podział kancelarii, jeszcze przez rok na pismach umieszczano symbole nieistniejących oddziałów. Następnie, do końca 1927 r., pieczęć wpływu zawierała jedynie numer z dziennika łamany przez numer kolejnego pisma w obrębie sprawy. Od 1928 r. numer z dziennika łamano dodatkowo przez numer referatu załatwiającego sprawę. Tym samym prezenta wyglądała pozornie identycznie, jak w latach 1919-1921. W roku 1931, po zmianie systemu z dziennikowego na bezdziennikowy, pieczęć wpływu zawierała datę wpływu, numer sprawy oraz liczbę załączników. W 1932 r. w użyciu pojawiła się też pieczęć z dodatkiem w postaci przedmiotu sprawy. Numer sprawy np. BP5/75 obejmował następujące składniki – symbol działu spraw (BP – dział polityczny i bezpieczeństwa), numer pozycji w wykazie rzeczowym (5), numer kolejny sprawy ze spisu spraw (75). Ewentualnie dodawano jeszcze skrót daty rocznej. Pod koniec lat trzydziestych referent prowadzący dział spraw wyznaniowych w Referacie Administracyjnym Starostwa Powiatowego w Piotrkowie, w teczkach nadzoru nad gminami żydowskimi, rozbudował znak sprawy o symbol literowy. Dla przykładu w znaku AW4/B-3/37 litera B oznaczała miasto Bełchatów, siedzibę gminy żydowskiej. Taka modyfikacja miała najprawdopodobniej na celu usprawnienie pracy kancelaryjnej poprzez łatwiejsza orientacje w materiale aktowym.

Oprócz dziennika korespondencyjnego niektórzy referenci np. powiatowy lekarz weterynarii, prowadzili dodatkowo wieloletnie rejestry spraw (czynności), w których wpisywali numer z dziennika, datę wpływu, krótko treść sprawy i treść odpowiedzi.

Na podstawie okólnika nr 1 z 9 stycznia 1929 r. Wojewoda Łódzki wprowadził w starostwach nową instrukcję biurową, którą można uznać za całkowite odejście od austriackiego systemu kancelaryjnego z jego chronologiczno – numerowym układem akt18. Wprawdzie korespondencję przychodzącą nadal rejestrowano w dzienniku korespondencyjnym, jednak nie nadawano jej już układu chronologiczno-numerowego. W § 63 i 64 wspomnianej instrukcji zapisano, że akta po zakończeniu roku kalendarzowego, powinny być uporządkowane przez referenta zgodnie z Podziałem rzeczowym spraw (załącznik nr 4 do Instrukcji biurowej). Do końca I kwartału teczki spraw należało przekazać ze składnic podręcznych referatów do archiwum urzędu. Teczki spraw nie były formowane w poszyty, lecz składały się z luźnych pism ułożonych w kolejności wpływu. Dopuszczano, przy dużej liczbie załączników, zszywanie pism tej samej sprawy (§ 16).

Wojewoda zalecał by nową instrukcję zastosować „bezzwłocznie”, jednak w praktyce, w starostwie piotrkowskim zrobiono to dopiero w roku 1930- tym. W roku 1929 zaczęto formować nieliczne teczki spraw w Referacie Bezpieczeństwa Publicznego i Referacie Sanitarnym. Większość referentów przez cały rok pracowała według starych procedur. Formowanie teczek spraw, jak również nadawanie im układu rzeczowego w składnicach podręcznych i archiwum urzędu, zgodnie z Podziałem rzeczowym spraw, oznaczało w praktyce zaprzestanie stosowania systemu austriackiego w kancelariach starostw powiatowych województwa łódzkiego19.

Wojewoda łódzki zarządzeniem z 9 grudnia 1930 r. zatwierdził nowy statut organizacyjny starostw województwa łódzkiego, do którego załączono Tymczasową instrukcję kancelaryjną dla starostw województwa łódzkiego i Podział rzeczowy akt20. Przepisy wchodziły w życie 1 stycznia 1931 r. Nastąpiła decentralizacja kancelarii – proces rejestracji spraw i formowanie teczek miał następować w komórkach organizacyjnych. Kancelaria składała się z następujących komórek: biura informacyjno – podawczego zajmującego się przyjmowaniem wpływów i obsługą interesantów, ekspedycji wysyłającej korespondencję oraz archiwum przechowującego dokumentację spływającą ze składnic podręcznych przy referatach. Całością prac kancelarii zarządzał kierownik kancelarii, do którego kompetencji należały nadal czynności związane z przyjmowaniem wpływów, rozdziałem spraw pomiędzy referentów, prowadzeniem biblioteki urzędowej i archiwum.

Od 1931 r. zmienił się system kancelaryjny z dziennikowego na bezdziennikowy (w Instrukcji Kancelaryjnej nigdzie nie użyto jednak takiego sformułowania). Podstawowym normatywem kancelaryjnym stał się obok instrukcji, główny załącznik – początkowo podział rzeczowy akt, a później wykaz rzeczowy akt (1935 i 1938 r.). Przedwojenne wykazy różniły się od współczesnych tym, że nie zawierały kwalifikacji akt na kategorie archiwalne21. Miały przede wszystkim za zadanie nadanie rzeczowego układu dokumentacji wytworzonej przez podmioty administracji państwowej i samorządowej. Obieg pism wg nowego systemu wyglądał następująco: kierownik kancelarii lub upoważniony przez niego kancelista przyjmował wpływy i sprawdzał ich kompletność (ewentualne braki odnotowywał na pismach). Na pierwszej stronie wpływu lub w razie braku miejsca, na górze odwrotnej strony, odciskał pieczęć wpływu (nazwa starostwa, data i numer wpływu, liczba załączników). Następnie wpływy rozdzielano pomiędzy właściwe merytorycznie referaty, wpisywano do kontroli wpływów i przekazywano do załatwienia. Korespondencja mylnie skierowana do starostwa była od razu odsyłana przez kierownika kancelarii do nadawcy. Korespondencja poufna i tajna oraz od władz zwierzchnich wpisywana była do kontroli wpływów bez otwierania kopert, a następnie kierowana do starosty. Rozdział do referatów następował po przejrzeniu pism przez starostę.



Załatwianie spraw w referatach, sporządzanie czystopisów i ekspedycja

 
Zgodnie ze Szczegółowym podziałem czynności w starostwach województwa łódzkiego oraz Podziałem rzeczowym akt (1930 r.)22 referaty merytoryczne oznaczone zostały specjalnymi symbolami (znakami) literowymi (np. Referat Ogólny znakiem „O”, Referat Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego znakiem „B”). Referaty o dużym zakresie merytorycznym podzielono dodatkowo na działy spraw np. Referat Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego – dział polityczny i bezpieczeństwa (znak BP), dział porządku publicznego (znak BA) i dział spraw narodowościowych (znak BN); Referat Administracyjny (znak A) – dział obywatelstwa i stanu cywilnego (znak AC), dział wyznaniowy (AW), dział sprawy wodne (znak AWd), dział przemysłowy (znak APH), dział samorządowy (znak AS), dział aprowizacji (znak Apr.), dział rolny (znak AR) i dział administracyjno-prawny (znak AA). Każdy dział spraw zawierał wykaz haseł rzeczowych oznaczonych cyframi od „1” (działy zawierające przepisy i zarządzenia ogólne oznaczały je cyfrą „0”) nanoszonych na teczki spraw. Referent otrzymujący pismo z kancelarii wpisywał je do właściwego „spisu akt” (spisu spraw), w którym znajdowały się następujące elementy – nr spisu (znak referatu i numer teczki/pozycja z Podziału rzeczowego akt, np. AW. 2), data roczna, tytuł teczki, nr porządkowy sprawy, data wpływu, liczba/znak wpływu, przedmiot sprawy i data ostatecznego załatwienia sprawy. Referent wszystkie spisy trzymał razem i dopiero po zakończeniu roku wkładał do odpowiednich teczek akt23.

Nie wszystkie sprawy załatwiane w referatach kwalifikowano, jako archiwalne i wpisywano do spisów akt. Pewna kategoria spraw nieprecyzyjnie nazywana w Instrukcji kancelaryjnej „sprawami przejściowymi, mniejszego znaczenia” nie była rejestrowana. O tym czy sprawa była ważna decydował, więc referent. Podział akt na kategorię A i B wprowadzono dopiero uchwałą Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 1931 r24.

Referenci, przekazane im do realizacji sprawy segregowali na trzy grupy – sprawy pilne, do wiadomości (ad acta) i pozostałe, które nie wymagały natychmiastowego podjęcia czynności. W celu usprawnienia pracy i zapobieżeniu opóźnieniom używano tzw. terminantki – półki w szafie z trzema przegródkami (każda odpowiadała jednej dekadzie miesiąca)25. Praktyka administracyjna przewidywała dwojakiego rodzaju formy załatwienia sprawy – odręczne i brulionowe (referatowe), a te z kolei – ostateczne i tymczasowe. W pierwszym przypadku odpowiedź wychodziła na zewnątrz w kształcie, jaki nadał jej referent (stąd określenie „odręczny”)26. Natomiast tryb brulionowy (referatowy) wymagał sporządzenia czystopisu27. Ideałem sprawnego urzędu, a takim miało być starostwo, było i z całą pewnością jest i obecnie dążenie do, jak najprostszego załatwiania spraw i unikania zbędnej korespondencji. W Instrukcji dla referentów z 1929 r. w taki sposób charakteryzowano pracę referenta: Urzędnik referendarski winien załatwiać wszystkie przydzielone mu sprawy w sposób jak najbardziej celowy i najprostszy, pamiętając, że ideałem sprawnej administracji jest wykonanie jak największej ilości zadań, przy możliwie najmniejszej pracy papierowej, przy ograniczeniu zbytecznej pisaniny28. Jednak ten „idealizm” urzędniczy przegrywał z bieżącą praktyką, czego doskonałym przykładem była chociażby sprawa załatwiania wniosku osady Bełchatów o przywrócenie praw miejskich w latach dwudziestych ubiegłego wieku. Wówczas nieudolność pracowników Starostwa Powiatowego w Piotrkowie sprawiła, że status miejski Bełchatów osiągnął dopiero po kilkuletnich staraniach29.

Po załatwieniu sprawy brudnopisy pism trafiały do maszynistki, która sporządzała czystopisy. Naczelnik kancelarii, odciskał na brudnopisie tzw. „pieczęć ekspedycyjną”. W pierwszej połowie lat dwudziestych, znajdowały się w niej trzy elementy – inicjał maszynistki („przepisał”), inicjał kancelisty sprawdzającego czystopis z brudnopisem („porównał”) oraz inicjał kancelisty wysyłającego pismo na zewnątrz („wysłał”). W późniejszym okresie (od stycznia 1929 r.) pieczęć ewidencyjna została zmodyfikowana – w nagłówku pojawiła się nazwa „Ekspedytura”, zmieniono tez pozostałe składniki („Otrzymano dn.”, „Przepisano dn.”, „Porównano dn.”, „Wysłano dn.” oraz „Zwrócono kanc. dn.”). Teoretycznie, poszczególne elementy powinny być wypełnione sukcesywnie, w miarę wykonywania kolejnych czynności ekspedycyjnych. Jednak w praktyce regularnie odnotowywano jedynie datę wysyłki.

 
Czystopisy wraz z brudnopisami przedkładano staroście lub uprawnionemu urzędnikowi do podpisu30. Podpisane czystopisy rozsyłała ekspedycja, natomiast brudnopisy wracały do referentów, którzy wkładali je do właściwych teczek spraw (w okresie funkcjonowania kancelarii austriackiej – do odpowiedniej przegrody w szafie). Standardowa teczka spraw z lat trzydziestych posiadała następujące elementy opisu – w nagłówku nazwę urzędu (Starostwo w Piotrkowie, Starostwo Powiatowe w ...), u góry, z lewej strony nazwę referatu (referat......), niżej numer teczki (z wykazu rzeczowego), u góry z prawej strony rok, na środku tytuł teczki i na dole, w lewym rogu znak akt31.

 

Archiwizacja, brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Sprawy załatwione referenci trzymali w podręcznych składnicach (szafy z przegrodami). Akt nie zszywano, ani też nie klejono. Z początkiem nowego roku kalendarzowego sprawy załatwione, posiadające wartość archiwalną (od 1932 r zakwalifikowane do kategorii A), przechowywane w składnicach podręcznych, przekazywane były do archiwum32. Przed 1930 r., kiedy jeszcze nie formowano teczek spraw, referent łączył sprawy z jednego działu spraw w fascykuł (fascykuły). Natomiast nie sprecyzowano terminu przekazywania do archiwum dokumentacji pozostałej (wówczas używano określenia „sprawy przejściowe”). Tymczasowa instrukcja kancelaryjna z 1930 r. zawierała jedynie ogólne stwierdzenie, że sprawy przejściowe oddają referenci na dalsze czasowe przechowanie do archiwum w miarę gromadzenia się tych akt, w okresach określonych przez starostę33. W praktyce oznaczało to, że dokumentację tę oddawano dopiero wtedy, gdy w składnicach podręcznych brakowało miejsca. Kierownik kancelarii, który był zarazem archiwistą wpisywał przejmowane teczki do specjalnego rejestru archiwalnego. Kwalifikacji akt na kategorie A i B (od 1932 r.) dokonywano w składnicy (archiwum). Od referentów prowadzących sprawy wymagano jednak [...] w miarę możności [...]34 by zamieszczali uwagi pozwalające w przyszłości prawidłowo określić ich kategorie. W aktach Starostwa Powiatowego w Piotrkowie brak śladów świadczących o stosowaniu tego zapisu.

 
Dokumentację wpływającą do archiwum ustawiano w porządku rocznym, w układzie strukturalno-rzeczowym, zgodnie z podziałem (wykazem) rzeczowym spraw (akt). Urzędnik pełniący rolę archiwisty zakładowego usuwał z akt spinacze i zszywał całość nitką tworząc w ten sposób poszyt.

 
Ważną czynnością dokonującą się w składnicy starostwa było tzw. „wydzielanie akt” polegające, oprócz wspomnianego już podziału na kategorie, na: przekazaniu do archiwum państwowego materiałów archiwalnych, brakowaniu i zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej. Wydzielanie wykonywał na początku roku kalendarzowego archiwista, w porozumieniu z odpowiednim referentem (referentami), który wytworzył akta. Zabiegom poddawano dokumentację po 10 latach od wytworzenia, z tym że kategoria B mogła być brakowana już po upływie 2 lat. Archiwista sporządzał odrębne spisy spraw kategorii A i kategorii B (przeznaczonej do wybrakowania) i przedkładał je do akceptacji właściwemu terytorialnie archiwum państwowemu tj. do Archiwum Państwowego w Piotrkowie). Archiwum przekazywało wniosek starostwa do Wydziału Archiwów Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. Te instytucje mogły dokonać zmian w kwalifikacji akt, polegających przede wszystkim na wyłączeniu określonych pozycji ze spisu akt kategorii B i przeniesieniu ich do kategorii A. W razie wątpliwości spowodowanych np. zbyt ogólnikowym zapisem w spisie akt, przeprowadzano ekspertyzy35. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej formalnie następowało po wyrażeniu zgody przez Archiwum Państwowe. Przestrzeganie tego przepisu sprawiało urzędnikom najwięcej problemów36. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że organy podległe Ministerstwu WRiOP (a więc i archiwa państwowe) miały prawo do przeprowadzania kontroli składnic akt urzędów administracji państwowej.

 
Starostwo Powiatowe w Piotrkowie, przynajmniej raz (brak innych śladów), w maju 1938 r., wystąpiło do Archiwum Państwowego w Piotrkowie o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji spraw karno-administracyjnych z lat 1918-1934 (rejestry zachowano, ponieważ zostały zakwalifikowane do kategorii A)37.

 
Dokumentację wybrakowaną sprzedawano papierniom. Natomiast materiały opatrzone klauzulą „tajne” i „poufne” palono (na co sporządzano odpowiedni protokół)38.

 
Pomimo zapowiedzi, ponawianych w kolejnych instrukcjach kancelaryjnych, procedury przekazywania materiałów archiwalnych starostw powiatowych do archiwów państwowych ukazały się dopiero pod koniec lutego 1936 r39. Treść okólnika ministra spraw wewnętrznych stosowano początkowo w ograniczonym zakresie, co tłumaczono w następujący sposób: Przepisy te noszą miano „tymczasowych” ze względu na zastosowanie ich na razie tylko w resorcie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, aż do czasu ostatecznego uzgodnienia ich [...] z zainteresowanymi ministerstwami, których czynności są zespolone we władzach administracji ogólnej [a więc i w starostwach powiatowych – AP]40.

 
Materiały archiwalne przygotowane do przekazania do Archiwum Państwowego musiały być uporządkowane zgodnie z systemem kancelaryjnym stosowanym w starostwie i zewidencjonowanie na spisie akt zawierającym następujące pola opisu: „L.p.” – liczba porządkowa, „znak akt”, „tytuł akt”, „kategoria”, „liczba voluminów, teczek itp.”, „lata” – daty skrajne, „data i rodzaj dokonanej czynności” , „uwagi”. W przypadku przekazywania materiałów prowadzonych w układzie numeryczno – liczbowym (a więc tzw. systemem austriackim) dołączano wszelkie pomoce kancelaryjne (dzienniki korespondencyjne, skorowidze, rejestry i indeksy). Archiwum Państwowe w Piotrkowie zobligowane zostało do gromadzenia materiałów archiwalnych wytworzonych na terenie całego województwa łódzkiego41. Starostwo Powiatowe w Piotrkowie w listopadzie 1938 r. i lutym 1939 r. przekazało pozostałość aktową austriackiej Komendy Powiatowej w Piotrkowie (Kreiskommando in Piotrków) z lat 1915-1918 (118 paczek), akta Komisji Szacunkowej Strat Wojennych Powiatu Piotrkowskiego (36 paczek) oraz listy poborowych (popisowych) z lat 1883-190242.

 
Dokumentacja złożona w składnicy starostwa była udostępniana lub wypożyczana przez archiwistę. Przy czym w miejsce akt na półce wkładano tzw. „kartkę zastępczą”, na której odnotowywano datę wypożyczenia, sygnaturę oraz ewentualną liczbę załączników43. Okólnik ministra spraw wewnętrznych z 27 lutego 1936 r. wprowadzał nowy wzór tzw. „karty wypożyczenia” składającej się z czterech segmentów. W pierwszym wpisywano nazwę składnicy, nazwę referatu (wydziału) do którego należały akta, termin wypożyczenia, opis wypożyczanej teczki oraz podpis kierownika referatu do którego należały akta. W drugim charakteryzowano stan wypożyczanych akt i ewentualne braki (ten element sygnował swoim podpisem kierownik składnicy/archiwista). Trzeci segment zawierał potwierdzenie urzędnika odbierającego akta, a czwarty potwierdzenie zwrotu i ewentualne uwagi kierownika składnicy/archiwisty44.


 
Proponowane metody porządkowania i inwentaryzacji

 
Brak jest szczegółowych przepisów metodycznych dotyczących opracowywania akt starostw powiatowych. W dniu 15 lutego 1954 r. odbyła się w AGAD w Warszawie konferencja metodyczna poświęcona ustaleniu zasad porządkowania i brakowania akt austriackich, galicyjsko-śląskich i polskich o układzie chronologiczno-numerowym i rzeczowym45. Na konferencji starły się trzy koncepcje opracowania akt w systemie austriackim – zachowania, bądź odtworzenia układu kancelaryjnego, zburzenie układu kancelaryjnego i nadanie układu rzeczowego oraz system mieszany (dla części akt posiadających pomoce kancelaryjne – układ chronologiczno-numerowy, natomiast dla reszty nie dysponującej tymi narzędziami – układ rzeczowy). Uzgodniono też, że zespołom starostw powiatowych, w których stosowano system kancelaryjny austriacki, jeżeli zajdzie taka potrzeba, można nadawać układ rzeczowy oparty na wykazach akt z lat 30 tych. Jak pisano wyżej, w starostwach powiatowych województwa łódzkiego rzeczowy podział akt wprowadzała już instrukcja biurowa ze stycznia 1929 r. Wtedy zaczęto formować teczki i nadawać im układ rzeczowy, zgodnie z załączonym do „Instrukcji” Podziałem rzeczowym spraw.

 
Podczas porządkowania zespołu w roku 1955 w Archiwum Państwowym w Łodzi, przeprowadzonego przez Jana Kozłowskiego, dla całości akt zachowano układ kancelaryjny tzn. chronologiczno-numerowy dla okresu austriackiego (1919-1929) i chronologiczno-rzeczowy dla okresu 1930-1939 (od 1931 r. system bezdziennikowy). Ze względu na to, że zespół nie posiadał kompletu pomocy kancelaryjnych (dzienników korespondencyjnych, skorowidzów i indeksów) niecelowe i mało czytelne byłoby zachowanie układu kancelaryjnego dla części zespołu wytworzonej w okresie obowiązywania systemu austriackiego (1919-1929)46. Dlatego też podczas porządkowania prowadzonego w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim nadano tej części układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny oparty na Podziale rzeczowym spraw z roku 1929. Utworzono 7 serii zgodnie ze strukturą urzędu – referaty: Bezpieczeństwa Publicznego, Ogólno-Administracyjny, Wojskowy, Karno-Administracyjny, Sanitarny, Weterynaryjny i Robót Publicznych. Ósmą serię tworzą zachowane pomoce kancelaryjne (dzienniki korespondencyjne, skorowidze i indeksy). W obrębie serii wyodrębniano też w miarę możliwości grupy rzeczowe, w których jednostkom nadawano układ chronologiczny.

 
W okresie stosowania systemu austriackiego, zgodnie z przepisami kancelaryjnymi obowiązującymi w starostwach powiatowych, na początku każdego roku kalendarzowego, referenci przygotowywali załatwione sprawy do przekazania do archiwum urzędu. Prace te polegały na ułożeniu spraw według numerów z dziennika korespondencyjnego i połączeniu, w obrębie działu spraw, w jeden lub kilka fascykułów. Podczas opracowywania i ewidencjonowania akt w latach 50 tych ub. w. w Archiwum Państwowym w Łodzi, fascykułom nadano kolejne sygnatury. W trakcie ponownego opracowywania akt w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim w latach 2001-2002, zgodnie z przyjętym układem strukturalno – rzeczowo - chronologicznym, fascykuły rozdzielono. Poszczególne sprawy o jednorodnej tematyce łączono w jednostki (teczki spraw) nadając im tytuły. Kilka jednostek sformowanych zostało przez referentów w referatach Bezpieczeństwa Publicznego i Sanitarnym, posiadały one oryginalne tytuły z Podziału rzeczowego spraw z roku 1929.

 
Aktom wytworzonym w latach 1930 – 1939 nadano układ strukturalno – rzeczowo – chronologiczny zgodny z Wykazem akt dla starostw województwa łódzkiego wprowadzonym z dniem 1 stycznia 1939 r. na podstawie zarządzenia Wojewody Łódzkiego z 28 grudnia 1938 r47. Jednostki zgrupowano w 15 dużych serii pokrywających się ze strukturą urzędu: Referat Ogólny, Referat Organizacyjny, Sprawy Rachunkowo – Gospodarcze, Referat Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego – działy: sprawy polityczne, sprawy porządku publicznego, Referat Administracyjny – działy: sprawy obywatelstwa i stanu cywilnego, sprawy wyznaniowe, sprawy wodne, sprawy samorządowe, sprawy aprowizacyjne, sprawy ogólno – administracyjne, Referat Karno – Administracyjny, Referat Wojskowy, Referat Budowlany, Referat Rolnictwa i Reform Rolnych – działy: ogólny, scalenie gruntów, zniesienie służebności i drobne regulacje, zapas ziemi na cele reformy rolnej, parcelacja, nieparcelacyjny obrót ziemią, finansowy, regulacji hipotek, przygotowanie przebudowy ustroju rolnego i rolnictwa do potrzeb obrony Państwa, opieka nad rolnictwem, Referat Melioracyjny – działy: sprawy wodno – prawne, sprawy melioracji podstawowych, sprawy melioracji na obszarach objętych przebudowa ustroju rolnego, sprawy popierania melioracji rolnych, sprawy składnicy instrumentów melioracyjnych, Referat Ochrony Lasów, Referat Weterynaryjny, Referat Opieki Społecznej, Referat Sanitarny i Referat Przemysłowy. Wyjątek stanowiła seria „Sprawy Rachunkowo – Gospodarcze” (z Wykazie rzeczowym figuruje, jako trzecia), która nie odpowiadała żadnemu referatowi Starostwa. Sprawy z tego działu były w zasadzie prowadzone przez kancelarię.

 
W obrębie dużych serii tworzono podserie odpowiadające konkretnym działom spraw z Wykazu rzeczowego np. seria „Referat Rolnictwa i Reform Rolnych”, podseria „Scalenie gruntów”. Poszczególnym podseriom nadano układ rzeczowo – chronologiczny.

 
Całości akt, po przełożeniu w teczki wiązane i obwoluty papierowe nadano sygnaturę ciągłą od 1 do 4223.

 
Przystępując do opracowywania akt starostw powiatowych z okresu dwudziestolecia międzywojennego można też zastosować alternatywne rozwiązanie. Polegałoby ono na oparciu układu całości na ostatnim (a więc najbardziej aktualnym) wykazie rzeczowym akt z lat trzydziestych – dla starostw z terenu województwa łódzkiego byłby nim wykaz wprowadzony zarządzeniem wojewody z 28 grudnia 1938 r48. Takie rozwiązanie byłoby z całą pewnością bardzo wygodne dla użytkowników.


 


 
1 Dekret Rady Regencyjnej O organizacji władz na obszarze C. i K. Generalnego Gubernatorstwa Lubelskiego, Dziennik Praw Królestwa Polskiego, nr 15, 1918, poz. 33.

2 Monitor Polski, nr 205, 1918.

3 Dziennik Ustaw Rzeczpospolitej Polskiej (dalej DzURP), 1919, nr 72, poz. 426. Starostwa zastąpiły tzw. komisariaty rządu ludowego – tymczasowe struktury powstałe na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 listopada 1918 r. (Monitor Polski, 1918, nr 205). Zob. też Aleksy Piasta, Wstęp do inwentarza zespołu „Komisariat Rządu Ludowego w Piotrkowie”.

4 DzURP, nr 90, 1919, poz. 489.

5 W starostwa dużych pozostawiono w rezerwie nieobsadzony jeden etat najniższej kategorii, a tym samym liczba stałych pracowników wynosiła maksymalnie 17 osób. Dziennik Urzędowy Województwa Łódzkiego (dalej DzUWŁ), nr 1, 1922, poz. 547.

6 W 1931 r. samodzielne do tej pory komisariaty ochrony lasów zostały włączone, jako referaty w strukturę starostw. Teren województwa łódzkiego został podzielony na cztery obwody ochrony lasów – Komisarz Ochrony Lasów II Obwodu w Piotrkowie (kierujący referatem ochrony lasów w starostwie) obejmował swoim działaniem teren dwóch powiatów – piotrkowskiego i radomszczańskiego, a od 1936 r. doszedł jeszcze powiat łaski. Natomiast Referat Inwalidów Wojennych Starostwa piotrkowskiego obsługiwał teren trzech powiatów – piotrkowskiego, radomszczańskiego i wieluńskiego. Łódzki Dziennik Wojewódzki (dalej ŁDzW), nr 2, 1929, Instrukcja Biurowa, s. 23-24; nr 26, 1930, poz. 319; nr 15, 1936, poz. 238.

7 Utworzenie referatów rolnictwa wynikało z realizacji Rozporządzenia Prezydenta RP z dnia 27 października 1933 r. włączającego dotychczasowe urzędy ziemskie (powiatowe, okręgowe) w struktury administracji ogólnej. Natomiast referaty melioracyjne powołano 1 kwietnia 1936 r. Referat Melioracyjny Starostwa Powiatowego w Piotrkowie obejmował teren powiatu piotrkowskiego i radomszczańskiego. Wykaz rzeczowy dla referatów melioracyjnych opublikowano dopiero 2 grudnia 1936 r. Zob. Zarządzenie wojewody łódzkiego z 18 grudnia 1933 r. O zmianach w statucie organizacyjnym starostw województwa łódzkiego, ŁDzW, nr 26, 1933, poz. 363; zarządzenie wojewody łódzkiego z 25 listopada 1936 r. O ustaleniu szczegółowego podziału czynności i wykazu akt w starostwach, ŁDzW, nr 26, 1936, poz. 435; zarządzenie wojewody łódzkiego z 27 marca 1936 r. O ustanowieniu referatów melioracyjnych w starostwach województwa łódzkiego, ŁDzW, nr 8, 1936, poz. 103. Od 1 kwietnia 1938 r. zaczęło obowiązywać zarządzenie wojewody łódzkiego O ustaleniu podziału referatów: rolnictwa i reform rolnych, ochrony lasów i melioracyjnych w starostwach powiatowych województwa łódzkiego z 28 lutego 1938 r. Referat Rolnictwa i Reform Rolnych Starostwa Powiatowego w Piotrkowie obejmował teren powiatu piotrkowskiego, Referat Ochrony Lasów teren powiatu piotrkowskiego i radomszczańskiego i Referat Melioracyjny teren powiatu brzezińskiego i piotrkowskiego. ŁDzW, nr 5, 1938, poz. 87.

8 Podział czynności w Starostwie, APPT, kancelaria własna, sygn. 169.

9 Problematykę austriackiego systemu kancelaryjnego badał m.in. K. Arłamowski, Kancelarie zarządów miejskich w zaborze austriackim w latach 1772-1918, „Archeion”, t. XXXVIII, 1962, s. 241-269; J. Gaul, Kancelaria Generalnego Gubernatorstwa Wojskowego w Lublinie 1915-1918, Warszawa 1998, ss. A. Piasta, Wstęp do inwentarza zespołu „K. u. K. Kreiskommando in Piotrków”, s. 6; Tenże, Organizacja austriackich władz okupacyjnych szczebla powiatowego i ich pozostałość aktowa na przykładzie K. u. K. Kreiskommando in Piotrków i K. u. K. Kreiskommando in Noworadomsk (1915-1918), „Archeion”, 2003, t. CV, ss. 193-210.

10 W maju 1919 r. w urzędach powiatowych, a później starostwach, stosowano Instrukcję biurową dla polskich urzędów powiatowych opracowaną przez Edwarda Waniewicza. Zob. H. Robótka, Kancelaria urzędów administracji państwowej II Rzeczypospolitej, Toruń 1993, s. 151-152.

11 Naczelnik kancelarii zobligowany był do poinformowania czy podanie wpłynęło i zostało zarejestrowane, podania nazwiska referenta załatwiającego sprawę oraz ewentualnie przedstawienie wyników załatwienia sprawy.

12 Okólnik nr 77 Ministra Spraw Wewnętrznych W sprawie instrukcji biurowej dla urzędów powiatowych z 5 marca 1920 r., Dziennik Urzędowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (dalej DzUMSW), nr 8, 1920, poz. 24.

13 DzUWŁ, nr 40, 1921, poz. 474.

14 Tamże, nr 1, 1922, poz. 547. Jednak sprawy prezydialne i poufne nadal były rejestrowane odrębnie.

15 Wojewoda wyraził przy tym nadzieję, że [...] zaprowadzając w miejsce kilku oddziałów kancelaryjnych tylko jeden oddział z jednym dziennikiem pozwoli niewątpliwie, w miarę szkolenia się personelu kancelaryjnego, na jak najdalej idącą redukcję, bez szkody dla sprawności urzędu. Tamże.

16 Wszystkie wpływy, w zależności od rodzaju spraw, podzielone zostały na cztery grupy: sprawy karno-administracyjne, korespondencja z władzami zwierzchnimi rejestrowane w dziennikach podawczych, podania ludności i osób prawnych, tytuły wykonawcze, nakazy płatnicze i karne rejestrowane w skorowidzach alfabetycznych oraz sprawy nie podlegające rejestracji – druki i czasopisma, pokwitowania i potwierdzenia odbioru, ogłoszenia, raporty i sprawozdania instytucji podległych, pisma mylnie skierowane do starostwa.

17 Sprawy oznaczone przez instytucje nadrzędne (np. Urząd Wojewódzki), jako pilne, lub też uznane za takowe przez starostę, załatwiane były w pierwszej kolejności. W manipulacji kancelaryjnej wkładano je do czerwonej teczki. Zdarzały się też sprawy dużej wagi, które wymagały w trakcie realizacji, uzgodnień starosty i referenta. W takich przypadkach starosta przeglądając korespondencję używał znaku „p. z. m.” (porozmawiać ze mną).

18 ŁDzW, nr 2, 1929, , s. 69 i nstp.

19 Różne formy austriackiego systemu kancelaryjnego stosowano na terenie byłego Królestwa Polskiego i oczywiście Galicji. System pruski zaś funkcjonował na obszarze byłego zaboru niemieckiego. Co ciekawe, systemu austriackiego używały starostwa pozostające w okresie pierwszej wojny światowej pod okupacją niemiecką np. Starostwo Powiatowe Będzińskie, Starostwo Powiatowe Brzezińskie, Starostwo Powiatowe Częstochowskie, czy też Starostwo Powiatowe Wieluńskie. A. Kamiński, Konferencja w sprawie porządkowania i brakowania akt o układzie austriackim, „Archeion”, 1955, t. XXIV, s. 335;; informacje udzielone przez Archiwum Państwowe w Częstochowie, Archiwum Państwowe w Łodzi Oddział w Sieradzu i Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Tomaszowie Mazowieckim. Od 1917 r. (powołanie Komisji Urzędniczej Państwa Polskiego) podejmowano kilkakrotnie próby wypracowania jednolitego, ogólnopolskiego systemu kancelaryjnego. Opis tych działań znajduje się w pracy Stanisława Nawrockiego. Zob. S. Nawrocki, Rozwój form kancelaryjnych na ziemiach polskich od średniowiecza do końca XX wieku, Poznań 1998, s. 167.

20 ŁDzW, nr 26, 1930, poz. 319.

21 Wyjątkiem był wykaz akt, z podziałem na kategorie A i B, opracowany w początkach 1938 r. dla Departamentu Wyznań Religijnych Ministerstwa WR i OP. APPT, registratura własna, sygn. 162.

22 Wykazy akt służące do [...] łączenia, oznaczania, rejestracji i przechowywania akt [...] wprowadzono dopiero uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 r. Zob. Przepisy kancelaryjne dla administracji rządowej, Monitor Polski, nr 96, 1931, poz. 273.

23 Teczka powinna być założona w chwili pojawienia się pierwszej sprawy. W praktyce referenci starostwa piotrkowskiego, na początku roku zakładali teczki spraw „na zapas”. Zdarzało się więc często, że przez cały rok nie odnotowano żadnych spraw tego rodzaju i puste teczki przekazywano do archiwum.
24 Przepisy o przechowywaniu akt w urzędach administracji rządowej, Monitor Polski, nr 2,1932, s. 1. W § 1 napisano, że kat. A oznaczano akta o „znaczeniu trwałem”, natomiast kat. B o „znaczeniu czasowem”. Kwalifikacji akt dokonywano przy wydzielaniu akt w składnicy akt (§ 7).
25 Instrukcja z 1935 r. dopuszczała, by funkcję terminantki pełniły teczki-obwoluty. Por. ŁDzW, nr 32, 1935, poz. 448.

26 Odręczną formę załatwiania stosowano np. odsyłając sprawę do innej instytucji. Treść wpisywano bezpośrednio na wpływie, a jedynie gdy brakowało miejsca, na osobnej kartce. Jeżeli zachodziła potrzeba zwrotu sprawy z powrotem do starostwa odciskano dodatkowo pieczęć „odr. do zwrotu”. W pozostałych przypadkach była to pieczęć „ost. zał.” (ostatecznie załatwione).

27 Referatową formę załatwiania stosowano w sprawach większej wagi, które wymagały by pisma sporządzone zostały czytelnie, na maszynie np. gdy w danej sprawie korespondowano z kilkoma innymi urzędami.

28 Instrukcja biurowa, s. 16, ŁDzW, nr 2, 1929.

29 Kierownik Wydziału Samorządowego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi pisał w korespondencji z 31 maja 1924 r. do starosty Władysława Fijałkowskiego: [...] pomimo upływu prolongowanego terminu i kilkakrotnych ponagleń, w ciągu półtora miesiąca, dotychczas Pan Starosta nie przedłożył aktów Urzędowi Wojewódzkiemu. Z uwagi na niewykonanie polecenia Urzędu Wojewódzkiego w oznaczonym terminie oraz na memoriał złożony w UW przez delegację [...] gm. Bełchatów, wzywam Pana do wydania wszelkich zarządzeń celem bezzwłocznego wykonania polecenia. Cyt. za A. Piasta, Przywrócenie praw miejskich Bełchatowa i pierwsze lata działalności samorządu w okresie II Rzeczypospolitej, w: Bełchatów. Szkice z dziejów miasta, pod red. D. Roguta, Piotrków Trybunalski 2005, s. 111.

30 Używano kilku formuł związanych z podpisywaniem czystopisów – „za starostę” (podpis urzędnika zastępującego starostę), „p. o. starosty” (podpis urzędnika pełniącego obowiązki starosty) oraz „z polecenia starosty” (podpis urzędnika upoważnionego przez starostę).

31 W przypadku referatów rozbudowanych, złożonych z kilku działów spraw, referenci w miejsce nazwy referatu wpisywali nazwę działu. APPT, SPP, sygn. 2075.

32 Przed 1939r. nie używano określenia „archiwum zakładowe”. W Instrukcji z 1929 i 1930 r. pisano o „archiwum starostwa”, a w przepisach kancelaryjnych z 1935 r. o „ogólnej składnicy akt”.

33 Tymczasowa instrukcja kancelaryjna dla starostw województwa łódzkiego, ŁDzW, nr 26, 1930, poz. 319.

34 Okólnik nr 14 z 27 lutego 1936 r., § 6. W § 7 szczegółowo scharakteryzowano typ akt kwalifikowanych do kat A (31 pozycji), a w § 8 do kategorii B.

35 Archiwum Państwowe w Piotrkowie w opinii sporządzonej 14 lipca 1939 r. na temat spisów akt kategorii A i B nadesłanej przez Starostwo Powiatowe Łódzkie wskazywało na błędy powielane także przez inne instytucje – niedokładne wypełnianie spisów, wymieszanie akt kategorii A i B, nieprawidłowa datacja teczek. Zob. APPT, registratura własna, sygn. 162.

36 Kontrola składnicy (archiwum) Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzona przez pracownika Wydziału Archiwów MWRiOP dr Moraczewskiego wykazała, że podczas kwalifikowania akt kategorię B odrzucano od razu na makulaturę, niszcząc tym samym układ i uniemożliwiając lub też poważnie utrudniając ich przekwalifikowanie do kategorii A. Pismo okólne z 30 maja 1939 r. O przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach, DzUMSW, nr 14, 1939, poz. 107.

37 APPT, registratura własna, sygn. 162.

38 Urzędnicy nie zawsze właściwie interpretowali, a może raczej rozumieli obowiązujące przepisy. W listopadzie 1938 r. starosta brzeziński informując o wydzieleniu do brakowania akt spraw karno-administracyjnych kat. B prosił o wskazanie terminu przekazania tej makulatury do Archiwum Państwowego w Piotrkowie. Tamże.

39 W dwóch instrukcjach kancelaryjnych z 1930 i 1935 r. sprawę procedur przekazywania materiałów do archiwów państwowych i brakowania skwitowano ogólnikowym stwierdzeniem: Co do wydzielania akt ze składnicy ogólnej do archiwum [państwowego – AP.] i niszczenia akt zostaną wydane osobne przepisy. Natomiast ogólne zasady przechowywania akt oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zostały określone w uchwale Rady Ministrów z 21 grudnia 1931 r. O przechowywaniu akt w urzędach administracji publicznej, Monitor Polski, nr 2, 1932, poz. 3; ŁDzW, nr 26, 1930, poz. 319; ŁDzW, nr 32, 1935, poz. 448; Okólnik nr 14 z 27 lutego 1936 r. O przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach, DzUMSW, nr 6, 1936, poz. 26.

40 Okólnik nr 14 z 27 lutego 1936 r., p. 1.

41 Okólnik nr 14 z 27 lutego 1936 r., § 11. W registraturze własnej Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim zachowała się korespondencja związana m.in. z przekazaniem w okresie listopad 1938 r. – czerwiec 1939 r. materiałów archiwalnych Wydziału Samorządowego (1919-1933) i Administracyjnego (1920-1928) Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Zob. APPT, registratura własna, sygn. 162.

42 Tamże.

43 Pod tym względem najbardziej precyzyjna była instrukcja z 1929 r. Przepisy kancelaryjne z lat trzydziestych wspominały jedynie o udostępnianiu akt za pokwitowaniem, nie wspominając, jakie elementy opisu powinny się na nim znaleźć.

44 Okólnik nr 14 z 27 lutego 1936 r., wzór nr 2.

45 A. Kamiński, Konferencja..., s. 333-337; Pismo Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 20 marca 1954 r. w sprawie porządkowania i brakowania akt prowadzonych systemem austriackim, Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952 – 2000, Warszawa 2001, poz. 103, s. 224. W konferencji wzięli udział archiwiści z AGAD, AAN, WAP w Katowicach, Krakowie i Rzeszowie.

46 Przypuszczam, że także w przypadku zachowania kompletu pomocy kancelaryjnych zachowanie układu kancelaryjnego nie byłoby dobre. Przede wszystkim bardzo utrudniałoby i komplikowało (wydłużało) kwerendę źródłową prowadzoną przez badaczy. Archiwiści powinni bowiem pamiętać, że efektem ich pracy powinno być narzędzie wykorzystywane efektywnie przez użytkowników.

47 ŁDzW, nr 26, 1938, poz. 538.

48 Tamże.

< Poprzedni