strzałka w prawoStart arrow Publikacje arrow Inspektorat Szkolny w Piotrkowie - organizacja urzędu i procesy aktotwórcze (1917-1939) 22-10-2019  
obrazek nagłówkowy
StartAktualnościHistoriaZasób archiwum Wystawy on-line

bip

logo 90 lat archiwum w piotrkowie
90 lat Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim

zasoby
Piotrków
Tomaszów

archiwa rodzinne

facebook

Inicjatywa Obywatel

Inspektorat Szkolny w Piotrkowie - organizacja urzędu i procesy aktotwórcze (1917-1939) Drukuj E-mail

Aleksy Piasta

Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim

Inspektorat Szkolny w Piotrkowie – organizacja urzędu i procesy aktotwórcze (1917-1939)

         Organizacja oświaty na terenach okupowanych przez wojska austro-węgierskie uregulowana została kilkoma aktami prawnymi (rozporządzenia) Naczelnego Wodza oraz Generalnego Gubernatora w Lublinie[1]. Pierwsze rozporządzenie dotyczące spraw oświatowych opublikowano 7 marca 1915 r.[2]. Porządkowało ono sprawy związane z nadzorem nad szkołami stopnia podstawowego - ich organizacją, prowadzeniem, obsadą kadrową i finansowaniem. Instytucją bezpośredniego nadzoru nad szkołami były właściwe komendy obwodowe oraz ich agendy. Komendant Obwodowy decydował o istnieniu placówek, zatrudniał nauczycieli, płacił im pensje oraz zatwierdzał wysokość opłat szkolnych asygnowanych przez gminy na utrzymanie szkół. Nauczyciele szkół elementarnych stawali się de facto urzędnikami państwowymi, zobowiązanymi do bezwzględnego posłuszeństwa, zagrożonymi w razie nie spełniania poleceń Komendy Obwodowej, natychmiastowym zwolnieniem z pracy. Uzależnienie kadry nauczycielskiej od państwa podkreślała rota przysięgi składanej przed podjęciem obowiązków służbowych[3]. Szkoły publiczne miały mieć jednak czysto polski charakter, jedynym językiem wykładowym miał być polski. Realizacja tego punktu oznaczała całkowitą polonizację szkolnictwa podstawowego.

         Kolejne rozporządzenie Naczelnego Wodza z 17 października 1915 r. uzupełniało rozporządzenie z 7 marca o niekorzystne dla Polaków postanowienia dot. m. in. wprowadzenia, jako wykładowego, języka niemieckiego i ukraińskiego[4]. Językiem wykładowym był więc ten, którym posługiwała się większość uczniów danej szkoły. Prawa mniejszości miały być zabezpieczone przepisami nakazującymi prowadzenie nauki także w językach innych niż wykładowy. Warunkiem było jednak to, aby Generalny Gubernator wydał zezwolenie (a nie był do tego w żaden sposób zobligowany) i żeby w szkole znalazło się przynajmniej 40 dzieci chcących pobierać naukę w innym języku. W przypadku małych szkół, a takie przeważały, warunek ten był niemożliwy do spełnienia. Dane statystyczne publikowane przez Generalne Gubernatorstwo Wojskowe w Lublinie potwierdzają taką konkluzję. Wg stanu z 31 października 1917 r. na ogólną liczbę publicznych szkół elementarnych działających na terenach okupowanych, wynoszącą 3279 było 3265 szkół z językiem polskim, 14 z niemieckim i ani jednej z ukraińskim i mieszanej[5].

         Przygotowania do rozpoczęcia roku szkolnego i wznowienie nauki w szkołach we wrześniu 1915 r. zobligowały władze okupacyjne do ponownego zajęcia się sprawą organizacji szkół elementarnych zwanych też zgodnie z galicyjską nomenklaturą szkołami ludowymi. Rozporządzenie Generalnego Gubernatora z 31 października 1915 r. w całości dotyczyło tego typu szkół[6]. Rewolucyjnie brzmiał już pierwszy akapit stwierdzający, że nauka w szkołach publicznych jest bezpłatna i zabraniający pobierania od rodziców jakichkolwiek opłat szkolnych (§ 1). Natomiast w ustępie dotyczącym wydatków szkolnych i ich finansowaniu zapisano, że

(...) miejscowa rada szkolna zestawia (...) wydatki szkolne dla każdej szkoły osobno w preliminarzu rocznym (...) Zatwierdzony preliminarz stanowi podstawę rozdziału wydatków szkolnych na osoby i korporacje, na których ciąży obowiązek utrzymania szkoły i pokrycia wydatków szkolnych (§ 29)[7].

         W praktyce więc utrzymano pozyskiwanie przez gminy środków ze składek szkolnych rozkładanych na mieszkańców. Bezpłatna szkoła publiczna, w rzeczywistości wcale taką nie była.

         Ważną sprawą było ustanowienie organów nadzorujących szkolnictwo na terenach okupowanych. W ramach administracji wojskowej szczebla powiatowego utworzono specjalne inspektoraty szkolne obejmujące swoim działaniem teren jednego lub dwu powiatów[8]. Inspektor szkolny wydawał w imieniu komendanta powiatowego zarządzenia w sprawach nauki, wychowania, metod nauczania i dyscypliny szkolnej. Komendant powiatowy powoływał też gminne rady szkolne odpowiadające za sprawy finansowo - gospodarcze szkół m. in. przygotowywanie rocznych preliminarzy budżetowych. Rady szkolne traktowano jedynie jako organ doradczy i całkowicie zależny od administracji wojskowej. Kierownik administracji okupacyjnej mógł w każdej chwili usunąć z ich składów pojedyncze osoby lub rozwiązywać je w całości[9].

         W składzie Rady Szkolnej miasta Piotrkowa, powołanej przez Komendę Obwodową (Powiatową) w Piotrkowie, znaleźli się: ks. kan. Antoni Zagrzejewski (przewodniczący), Kazimierz Rudnicki (wiceprzewodniczący), Józef Bieńkowski, Franciszek Brauliński, Aleksander Landsberg, Edmund Wentzel i Jan Bukarowicz. Sekretarzem Rady został Henryk Muszyński[10]. Tej ostatniej funkcji nie przewidywało rozporządzenie z  31 października 1915 r. Natomiast w rok później zatwierdzono takie stanowiska z zastrzeżeniem, że będą bezpłatne, ewentualnie sfinansują je kasy gminne. Implikacją tego rozporządzenia była sprawa pensji dla sekretarza piotrkowskiej Rady Szkolnej, którą umieszczono bezprawnie w budżecie na rok 1916[11].

         Wybory samorządowe jakie odbyły się w Piotrkowie w grudniu 1916 r. oraz ukonstytuowanie się nowej Rady Miejskiej dało asumpt do żądania przeniesienia kompetencji Rady Szkolnej na instytucje samorządowe, a tym samym jej likwidacji. W uzasadnieniu prośby w tej sprawie, wystosowanej w lipcu 1917 r. do Generalnego Gubernatora w Lublinie, Zarząd Miejski napisał:

Magistrat miasta, asygnując z kasy miejskiej fundusze na szkolnictwo początkowe, faktycznie pozbawionym jest wpływu na sposób podziału i zużytkowania asygnowanych sum[12].

         Dalsze zmiany w organizacji oświaty na terenach okupowanych spowodowane zostały powołaniem Tymczasowej Rady Stanu i jej agend, stanowiących zalążki niezależnej administracji polskiej. Rozporządzeniem Generalnego Gubernatora gen. S. Szeptyckiego z  26 września 1917 r. zatwierdzono powołaną przez TRS tzw. Komisję Przejściową, której zadaniem było przejęcie zarządu nad szkolnictwem. Wraz z tym rozporządzeniem opublikowano też Przepisy tymczasowe o szkołach elementarnych w Królestwie Polskim uchwalone przez TRS oraz Przepisy przechodnie do nich opracowane przez Komisję Przejściową[13]. Po raz pierwszy stwierdzono, że w miejscowościach posiadających odpowiednią liczbę szkół elementarnych, nauka w nich jest obowiązkowa. Obowiązek utrzymanie szkół przeniesiono od tej pory na właściwe gminy wiejskie i miejskie. Kraj podzielono na okręgi szkolne odpowiadające obszarom powiatów. W każdym miała funkcjonować okręgowa rada szkolna. W gminach tworzono odrębne jednostki nadzorujące sprawy szkolne tzw. dozory szkolne. Dozór Szkolny miasta Piotrkowa ukonstytuował się na zebraniu organizacyjnym 31 maja 1918 r. Przewodniczącym został wybrany Maksymilian Rudowski, a członkami Józef Dąbrowski i dr Jadwiga Młodowska[14].

         Podstawową strukturą nadzoru była tzw. „opieka szkolna”, bezpośrednio zarządzająca sprawami pojedynczych szkół lub kilku szkół jednej wsi, osady czy miasta[15]. Organem Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (dalej MWRiOP) w okręgu szkolnym był inspektor szkolny[16]. Inspektor uczestniczył w posiedzeniach okręgowej rady szkolnej, nadzorował publiczne i prywatne szkolnictwo elementarne, seminaria nauczycielskie oraz inne instytucje kulturalno oświatowe powierzone jego pieczy (w normatywie nie precyzowano jakiego rodzaju). Zatwierdzał też projekty organizacyjne szkół, mianował nauczycieli i dysponował kadrami nauczycielskimi na obszarze okręgu szkolnego.  Minister WRiOP, który 1 listopada 1917 r.  przejął nadzór nad szkolnictwem na terenie Królestwa Polskiego, w październiku mianował Czesława Statkiewicza z Warszawy na stanowisko Inspektora Szkolnego Okręgu Piotrkowskiego. Objęcie urzędu wiązało się z wykonaniem licznych prac organizacyjnych: /.../ należy urządzić i zorganizować biuro, zasięgnąć jaknajdokładniejszych informacji o stanie okręgu i stosunkach w nim panujących, zapoznać się z ludźmi, pozakładać wszelkie potrzebne wykazy w myśl otrzymanej instrukcji, z wolna przeprowadzić przejęcie aktów od dotychczasowego inspektora [c. i k. Schulinspektora] aby w dniu rozpoczęcia samodzielnego urzędowania mogło się rozpocząć od razu normalne i sprawne funkcjonowanie inspektoratu[17].

         Nowym inspektorom okręgowym Departament WRiOP rozesłał też szczegółowe wskazówki dotyczące sposobu przejmowania administracji oświaty od władz okupacyjnych[18]. Najważniejszą sprawą było uzyskanie od administracji wojskowej odpowiedniego lokalu na pomieszczenie biura (kancelarii) obsługującego inspektora szkolnego i okręgową radę szkolną[19]. Pracami biura inspektora kierować miał sekretarz, któremu oddano do pomocy 1 referenta i woźnego.

         Funkcjonujący do 1 listopada 1917 r. przy okupacyjnej Komendzie Powiatowej w Piotrkowie Inspektorat Szkolny nadzorował szkolnictwo elementarne na obszarze dwóch powiatów – piotrkowskiego i radomszczańskiego[20]. Po przejęciu szkolnictwa przez administrację polską, w listopadzie 1917 r., okręg piotrkowski został podzielony pomiędzy dwa odrębne inspektoraty – piotrkowski i radomszczański.

         W okresie odbudowy państwa polskiego i wojny o granice nie było czasu na zajmowanie się reformą systemu oświaty. Ustawa o tymczasowym ustroju władz szkolnych przyjęta 4 czerwca 1920 r. stanowiła przez kilkanaście lat (pomimo swojej deklarowanej tymczasowości) podstawę do organizacji szkolnictwa w niepodległej Polsce[21]. Obszar kraju został podzielony na okręgi szkolne kierowane przez kuratorów mianowanych przez Naczelnika Państwa na wniosek ministra WRiOP. Kompetencje kuratorów szkolnych określone zostały w art. 4 i obejmowały m.in. bezpośredni nadzór nad wszystkimi typami szkół (publicznymi i prywatnymi) zarządzanie nauczycielskimi zasobami kadrowymi, a także mianowanie członków powiatowych rad szkolnych i rad opiekuńczych państwowych szkół średnich ogólnokształcących i seminariów nauczycielskich. Na mocy rozporządzenia ministra WRiOP z dnia 27 sierpnia 1921 r. w granicach województwa łódzkiego utworzono łódzki okręg szkolny z siedzibą kuratora w Łodzi[22]

         Zmiany w organizacji okręgów szkolnych nastąpiły w 1932 r. na skutek rozporządzenia ministra WRiOP z dnia 7 lipca 1932 r. o okręgach szkolnych[23]. Z dniem 1 września zlikwidowano łódzki okręg szkolny, włączając jego teren do okręgu warszawskiego. Reorganizację zakończyło rozporządzenie Prezydenta RP z dnia 4 lipca 1933 r. (z mocą ustawy) o organizacji obwodowych władz szkolnych[24].

         Okręgi szkolne podzielono na obwody szkolne obejmujące od 1 do 2 powiatów kierowane przez inspektorów szkolnych podlegających bezpośrednio kuratorom okręgów. Inspektor pełnił funkcję władzy oświatowej pierwszej instancji w zakresie nadzoru administracyjnego i merytorycznego (pedagogicznego) nad szkolnictwem publicznym oraz prywatnym i oświatą pozaszkolną[25]. Organem inspektora szkolnego były urzędy noszące nazwę inspektoratów szkolnych.

         Realizując wspomniane wyżej rozporządzenie Prezydenta minister WRiOP wydał rozporządzenie wykonawcze w sprawie podziału okręgów szkolnych na obwody szkolne, które weszło w życie z dniem 1 października 1933 r[26]. Warszawski Okręg Szkolny podzielony został na 16 obwodów szkolnych. Obwód piotrkowski obejmował teren powiatu piotrkowskiego i radomszczańskiego z siedzibą inspektora szkolnego w Piotrkowie. Ostatnia już zmiana została wywołana rozporządzeniem ministra WRiOP z dnia 31 grudnia 1938 r. o zmianie podziału okręgów szkolnych na obwody szkolne[27]. Na jego podstawie, z dniem 1 kwietnia 1939 r. reaktywowano radomszczański obwód szkolny obejmujący teren powiatu radomszczańskiego. Powstanie nowego inspektoratu implikowało szereg działań organizacyjnych, przede wszystkim dokonano podziału inwentarza ruchomego. W składnicy (archiwum zakładowym) Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie wydzielono, zewidencjonowano i przekazano do Radomska dokumentację dotyczącą szkolnictwa radomszczańskiego (zgodnie z archiwalną zasadą pertynencji) potrzebną do sprawnego funkcjonowania nowego urzędu. W pierwszym rzędzie przemieszczono akta osobowe nauczycieli publicznych szkół powszechnych i przedszkoli, akta gminnych dozorów szkolnych, księgi kontroli etatów nauczycielskich, wykazy godzin nadliczbowych, księgi kontroli wizytacji szkolnych oraz kilkaset fascykułów (wiązek) korespondencji ogólnej z lat 1917-1938 (w pozostałości Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie zachował się odręczny spis 95 fascykułów z lat 1934-1938)[28].

         W biurze Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie stosowano tzw. austriacki system kancelaryjny. Podstawa sprawnego działania tego typu kancelarii było prawidłowe rejestrowanie pism w dziennikach podawczych. W 1917 r. dzienniki podawcze, jak i skorowidze alfabetyczne dla inspektoratów wydawał Departament WRiOP w Warszawie. W okręgach dwupowiatowych stosowano osobne dzienniki dla poszczególnych powiatów. Takie rozwiązanie umożliwiało sprawne rozdzielenie dokumentacji w przypadku reorganizacji okręgów (obwodów) szkolnych. W czasie gdy okręg piotrkowski obejmował powiat piotrkowski i radomszczański, jak to miało miejsce w latach 1921-1939 (do 31 marca 1939 r.). w kancelarii Inspektoratu wytwarzano trzy, równoległe serie akt. Osobne pomoce kancelaryjne przeznaczono dla rejestracji dokumentacji okręgowych rad szkolnych. Dzienniki podawcze dwustronne rejestrujące wpływy i wypływy miały różną formę, w zależności od okresu. W 1917 r. dział wpływów zawierał następujące pola: N. bieżący, Data, Od kogo, Listu n. (numer) data, Treść sprawy, Komu oddano do załatwienia. Natomiast dział pism wychodzących: Do kogo skierowano po objaśnienie, opinię itd., Ostateczne załatwienie, Data listu, Data wysłania, Tytuł akt, N. N. (numery) dotyczące (sprawy związane tematycznie)[29]. Dziennik z 1918 r. zmienił swoją formę i zawierał następujące pola: w dziale wpływu - N. (numer) bieżący, Data wpływu, Pismo otrzymane, podrubryki: od kogo, data, n. (numer), treść. Dział pism wychodzących: pole Pisma wysłane składało się z rubryk: data, do kogo, treść. Dwa ostatnie pola to:  data wysłania i uwagi. Po modyfikacjach z roku 1918 dziennik podawczy był bardziej czytelny i prostszy w prowadzeniu[30].

         Do końca 1930 r. inspektoraty szkolne nie posiadały własnej instrukcji kancelaryjnej[31]. W pewnym sensie taką funkcję pełniły przywoływane wyżej Wskazówki dla inspektorów szkolnych w sprawie przejęcia urzędowania od władz okupacyjnych[32]. Dopiero 27 marca 1930 r. minister WRiOP wydał zarządzenie w sprawie instrukcji biurowej dla władz szkolnych I instancji, które miało być zastosowane od 1 stycznia 1931 r[33]. Do zasadniczego tekstu Instrukcji dołączono 17 załączników zawierających obok wzorów dokumentów i pomocy kancelaryjnych stosowanych w biurach inspektoratów szkolnych także Regulamin czynności funkcjonariuszy niższych we władzach szkolnych I instancji.  

         W Piotrkowie, podobnie jak to było w większości biur inspektoratów szkolnych, nie notowano przerostów administracyjnych. Kancelarię prowadził sekretarz, który miał do pomocy jednego referenta (kancelistę). Wszelkie czynności kancelaryjne związane z rejestracją wpływów, realizacją spraw, ekspedycją oraz archiwizowaniem spraw załatwionych wykonywały 2 góra 3 osoby. Kancelista przedkładał wpływy inspektorowi lub jego zastępcy do przeglądu i dekretacji (pisma adresowane imiennie oraz oznaczone napisem "poufne" i "tajne" oddawano w zamkniętych kopertach). Pieczęć wpływu stawiano dopiero po przejrzeniu pism (na końcu dokumentu)[34]. Jeżeli pod treścią brakowało miejsca na pieczęć stawiano ją u góry na odwrocie pisma, lub też na doklejonej kartce. W prezencie wpisywano datę wpływu, kolejny numer z dziennika podawczego oraz liczbę załączników. Większość wpływów rejestrowano w rozbudowanych dziennikach podawczych[35]. Do dzienników nie wpisywano wszystkich rodzajów spraw np. list płac, pokwitowań, zwracanych sprawozdań jednorazowych, druków i gazet (wyjątkiem były pozycje zawierające wzmianki odnoszące się do własnego urzędu lub terenu działania), odpowiedzi na okólniki, pokwitowań i dowodów doręczeń.

         W inspektoratach obowiązywały odrębne procedury związane z obiegiem pism tajnych[36]. Dokumentację tego typu odbierał, rejestrował, załatwiał i przechowywał osobiście inspektor szkolny. Do rejestracji służył odrębny dziennik podawczy przechowywany wraz z aktami tajnymi. Odpowiedzi na pisma oznaczone klauzulą "tajne" wysyłano listami poleconymi pakowanymi w dwie koperty. Koperta wewnętrzna zawierała adres, numer sprawy łamany przez znak "taj" oraz napis "tajne".

         Obok dzienników podawczych w kancelariach inspektoratów szkolnych prowadzono (chociaż nie było to obowiązkowe) trzyczęściowe skorowidze (indeksy) - osobowy, geograficzny oraz rzeczowy. W pozostałości aktowej Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie zachował się komplet dzienników podawczych do roku 1937 oraz skorowidzów do 1933 r. włącznie. Dzienniki z lat 1938 - 1939 nie zachowały się, natomiast trudno stwierdzić, czy skorowidze z lat 1934 - 1939 uległy zniszczeniu, czy tez może nie były prowadzone.

         Stosowano kilka form załatwiania spraw - treść odpowiedzi (nazywaną w instrukcji "referatami") sporządzano bezpośrednio na wpływie (forma odręczna) bądź też na specjalnych formularzach tzw. arkuszach referatowych (fot. 2). W przypadku sporządzania obszerniejszych odpowiedzi dopuszczano dokładanie do środka arkusza numerowanych, luźnych kart tzw. arkuszy wkładkowych. Projekt odpowiedzi przeznaczony do przepisania i wysłania na zewnątrz oznaczano literą "P" (pismo).

         Obok form pisemnych dopuszczano ustne (telefoniczne) załatwienie spraw oraz z wykorzystaniem telegrafu (tylko w sprawach szczególnej wagi). Projekt odpowiedzi oznaczano sygnaturą (podpisem) osoby załatwiającej sprawę oraz aprobującej, a więc najczęściej inspektora szkolnego (czasami jego zastępcy). Osoba zatwierdzająca odpowiedź (aprobant) nanosiła obok swojego podpisu znak "exp" (wysłać) oraz datę aprobaty.

         Czystopis odpowiedzi sprawdzany był przez osobę załatwiającą sprawę co potwierdzano na "arkuszach referatowych" datą i podpisem. Większość czystopisów przed wysłaniem podpisywał inspektor szkolny lub jego zastępca. Istniała tez grupa spraw, które mogły być (za zgodą inspektora) podpisywane przez referenta np. wezwania do zgłoszenia się w biurze inspektoratu, ponaglenia i przypomnienia. Pisma wysyłane za pośrednictwem poczty odnotowywano w pocztowej książce nadawczej, osobnej dla listów zwykłych i poleconych.   

         Sprawy załatwione odkładano do teczek spraw znajdujących się w registraturze (najczęściej była to szafa na akta w biurze). Całość dokumentacji wytwarzanej przez inspektorat szkolny (registratura) podzielona została na trzy grupy: grupa I - akta osobowe nauczycieli (niebieskie teczki), grupa II - akta szkół i przedszkoli oraz organów samorządu szkolnego (żółte teczki) i grupa III - akta ogólne (zielone teczki). Aktom spraw załatwionych przechowywanych w szafie nadawano specjalny układ. Akta osobowe nauczycieli (grupa I) układano alfabetycznie w kilku seriach - nauczycieli etatowych, kontraktowych i nieetatowych oraz nauczycieli zwolnionych lub przeniesionych w stan spoczynku. Akta szkół (grupa II) układano alfabetycznie nazwami miejscowości, w których funkcjonowała dana placówka oświatowa[37]. Korespondencję ogólną (grupa III, materiały nie dotyczące konkretnych szkół i nauczycieli) ustawiano według specjalnych haseł rzeczowych (rodzaj tezaurusa  określonego w załączniku nr 13 do Instrukcji) np. konferencje rejonowe, konkursy, kształcenie nauczycieli itp. Hasła rzeczowe wykorzystywano nie tylko do nadawania układu, ale także nanoszono je na teczki, gdzie były traktowane jak tytuły.  Nie dopuszczano możliwości rozbudowy istniejącego wykazu haseł rzeczowych co miało służyć ujednoliceniu praktyki kancelaryjnej we wszystkich inspektoratach szkolnych na terenie kraju. Teczki spraw były wieloletnie, gdy zaistniała taka potrzeba (duża ilość spraw) dzielono je na kilka tomów. Sprawy w obrębie jednostki układano numerami z dziennika podawczego.

         Akta nauczycieli z grupy I, wyłączając tzw. „sprawy przejściowe” szyto[38]. Zapowiedź opracowania i opublikowania osobnych przepisów dotyczących brakowania (szkartowania) dokumentacji niearchiwalnej nie została nigdy zrealizowana.

         Akta grupy III miały odrębną ewidencję (spisy) sporządzaną w dwóch egzemplarzach. Jeden miał być przechowywany przy aktach, drugi naklejano na szafie z dokumentacją.

         Przepisy przejściowe do Instrukcji określały sposoby postępowania z dokumentacją wytworzoną przed wdrożeniem nowych przepisów kancelaryjnych tzn. przed 1 stycznia 1931 r.  Inspektoraty, w których stosowano austriacki (numerowy) system kancelaryjny zobligowano do nadawania bieżącej dokumentacji nowego układu rzeczowego. Nie przerabiano układu akt z lat poprzednich, zakładając jedynie możliwość przenoszenia i łączenia poprzedników.

         Reforma przepisów kancelaryjnych przeprowadzona w administracji państwowej w 1931 r., a szczególnie postanowienia uchwały Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 1931 r. o przechowywaniu akt  w urzędach administracji publicznej spowodowały zasadnicze zmiany w biurowości urzędów i instytucji podległych MWRiOP, w tym inspektoratów szkolnych[39]. Najważniejszą innowacją był podział całości dokumentacji na dwie kategorie - A i B. Wzmocniono też nadzór archiwalny nad jednostkami administracji rządowej. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych poleciło przeprowadzenie selekcji nagromadzonej w składnicach dokumentacji i wydzielenie materiałów archiwalnych, które powinny być przekazane do właściwych terytorialnie archiwów państwowych[40]. Podziału dokumentacji na kategorie archiwalne dokonywano w składnicach akt (oczywiście w tych instytucjach, w których takie komórki organizacyjne istniały). Zalecano jednak, by referenci nanosili na dokumentach wskazówki ułatwiające późniejszą kwalifikację (§ 6). Pracownik odpowiedzialny za składnicę (archiwista zakładowy) we współpracy z referentem, który wytworzył dokumentację przeglądał całość danego działu spraw. Z reguły procedurze poddawano materiały wytworzone przed 10 laty[41]. Materiały kat. A i B spisywano oddzielnie na specjalnych spisach akt, które przedstawiano właściwemu terytorialnie archiwum państwowemu oraz kuratoriom oświaty[42].

         Urzędy nie stosowały się do przepisów, o czym świadczyła treść pisma okólnego MWRiOP z dnia 14 lutego 1939 r. kierowanego do archiwów państwowych. O ile przesyłano do archiwów spisy akt kat. A, to nie czyniono tego w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej: (...) Ministerstwo kładzie główny nacisk na zwalczanie w urzędach (...) istniejących tam tendencji do unikania kontroli archiwów nad zaliczaniem akt do kat. B. Spisy akt kat. A urzędy sporządzają powszechnie i nadsyłają je archiwom do opinii, nie czynią tego natomiast do akt kat. B. Należy stanowczo żądać, aby spisy były kompletne tj. aby zawierały wszystkie akta kat. A i B oraz aby były dokładne[43]. Największe problemy pojawiły się w kancelariach prowadzonych systemem austriackim, gdzie referenci kwalifikowali poszczególne sprawy. W celu uproszczenia procedury zezwolono na przedkładanie w archiwach państwowych dzienników korespondencyjnych z odnotowaną przy każdym wpływie kategorią[44]. Przygotowując materiały archiwalne do przekazania do archiwum państwowego, na spisach umieszczano tylko te akta kat. A, które miały pozostać w urzędzie.

         Kuratorium Okręgu Szkolnego Warszawskiego okólnikiem nr 255 z dnia 1 lipca 1933 r. nakazało podległym sobie inspektoratom szkolnym przeprowadzenie podziału registratur na dwie kategorie według kryteriów określonych we wspomnianej wyżej uchwale Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 1931 r., przywołanych w okólniku: Do kategorii A należą akta, posiadające trwałe znaczenie dla interesu i historii państwa, jako też administracji publicznej, dla praw obywateli oraz dla badań naukowych. Do kategorii B należą akta, których nie zaliczono do kategorii A[45]. Dwa odrębne spisy akt kat A i B miały być nadsyłane do kuratorium do 15 sierpnia 1933 r. Spis dokumentacji archiwalnej sporządzony przez inspektorat piotrkowski zawierał 43 rodzaje spraw m. in. akta dotyczące programów szkolnych i podręczników, protokoły i sprawozdania z inspekcji władz i organów oraz zarządzenia poinspekcyjne, akta w sprawie nazw i organizacji szkół[46]. Analizując wykaz nasuwają się wątpliwości co do zasadności kwalifikacji części materiałów do kategorii A. np. akt osobowych nauczycieli i urzędników władz szkolnych (pozycja 10), akta udzielonych pożyczek (pozycja 17), czy też dokumentacje udzielanych stypendiów (pozycja 40). Niektóre pozycje wydają się być całkowicie nieadekwatne do kompetencji urzędu np. Programy gospodarstw rolnych i leśnych (pozycja 34), czy też Akta w sprawie ochrony lasów i zalesienia nieużytków (pozycja 35). Osoba dokonująca kwalifikacji akt, a więc najprawdopodobniej sekretarz, nie dysponowała żadnymi szczegółowymi wskazówkami, które pozwoliły by na w miarę obiektywne przyporządkowanie poszczególnych typów dokumentacji. Ocena zależała w zasadzie od osobistego uznaniu i przekonania o wartości dokumentacji. Można też było posiłkować się dostępnymi wykazami spraw używanymi przez Starostwo Powiatowe Piotrkowskie, a w późniejszym okresie Przepisami tymczasowymi o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach z 1936 r., gdzie zamieszczono wykazy spraw w poszczególnych kategoriach (§ 7 i 8)[47].

         Spis dokumentacji zaliczonej do kat. A praktycznie objął większość produkcji kancelarii inspektoratu, dlatego też spis dokumentacji niearchiwalnej obejmował jedynie 11 pozycji (3 dopisano odręcznie) np. świadectwa moralności i opinie, czy opracowane i ogłoszone drukiem materiały statystyczne. Kilka pozycji raziło wręcz zbytnią lakonicznością i niekonkretnością np. akta spraw gospodarczych (pozycja 4) i "akta spraw wynikających na tle normalnych stosunków urzędu na zewnątrz"[48].

         Międzywojenne przepisy archiwalne, w tym wykazy rzeczowe spraw, odnoszące się do kat. B nie zawierały określeń czasu jej przechowywania. Pewne informacje na ten temat można odnaleźć w okólnikach kuratorów i inspektorów szkolnych. Zgodnie z okólnikiem Kuratorium Okręgu Szkolnego Warszawskiego z dnia 29 listopada 1938 r. nakazano by dzienniki lekcyjne przechowywane były przez 10 lat, księgi główne, kasowe, rachunki, kwitariusze dozorów i opiek szkolnych przez 20 lat, zaś inne 10 lat. Po upływie tych terminów mogły być niszczone na podstawie protokołów brakowania[49].

         Autorzy przedwojennych normatywów kancelaryjnych niezbyt rygorystycznie przestrzegali jednej z podstawowych zasad archiwalnych tzn. niepodzielności zespołu archiwalnego. Trudności związane z kwalifikacją specyficznej dokumentacji wytwarzanej przez starostwa powiatowe i urzędy wojewódzkie starano się przezwyciężyć zalecając rozwiązania nie do zaakceptowania z punktu widzenia archiwistyki. Przykładem była kwalifikacja akt wydziałów społeczno-politycznych i referatów bezpieczeństwa: Akta tajne oraz akta wydziałów społeczno-politycznych w urzędach wojewódzkich oraz referatów bezpieczeństwa w starostwach przedstawiają specjalną wartość dla nauki. Z uwagi, że (...) wydzielanie tych akt może  nastręczać poważne trudności, przeto należy powyższe akta zaliczać do kategorii „A” na okres lat trzydziestu i przechowywać je przez ten okres czasu bądź w odpowiednich składnicach, bądź też przekazać je do archiwum w charakterze zespołu zamkniętego (...). Dopiero po upływie lat trzydziestu można by przystąpić do prawidłowego podzielenia tych akt na kategorie i ewentualnego częściowego ich zniszczenia[50]. Powyższy paragraf zawiera kilka zasadniczych błędów – przede wszystkim pomylono akta kat. „A” i „B”. Materiały, które polecono kwalifikować do kat. „A” i przechowywać przez 30 lat, a później poddać ekspertyzie i częściowo wybrakować, w żadnym razie nie mogły posiadać takiej kwalifikacji, z tego względu, że materiałów archiwalnych się nie brakowało i nie brakuje. W tym przypadku bardziej adekwatne byłoby współczesne oznaczenie „BE 30”. Gwoli sprawiedliwości należy stwierdzić, że w owym czasie nie stosowano takiej kwalifikacji tzn. „BE”.

         Drugim błędem było tworzenie odrębnych zespołów archiwalnych z wewnętrznych komórek organizacyjnych starostw i urzędów wojewódzkich. Prowadziło ono do rozbicia materiałów archiwalnych jednego aktotwórcy na dwa odrębne zespoły ( a nawet trzy, gdyby w podobny sposób potraktowano akta oznaczone klauzulą tajne).

         Kolejnym problemem, z którym decydenci ministerialni opracowujący normatywy kancelaryjne usiłowali sobie poradzić, była kwestia oceny dokumentacji wytworzonej przez instytucje zaborcze oraz agendy polskie funkcjonujące w okresie kształtowania się niepodległego państwa polskiego. W akapicie kończącym okólnik nr 14 ministra W. Raczkiewicza z dnia 27 lutego 1936 r. zalecono jedynie ostrożność przy jej opracowywaniu i brakowaniu (...) ze względu na jej znaczenie dla historii organizowania się państwa i jego administracji[51]. Szczegółowe procedury postępowania z dokumentacją z tego okresu historii Polski określone zostały dopiero w okólniku nr 51 z dnia 23 grudnia 1938 r. Pozostałości po zlikwidowanych instytucjach zaborczych miały w całości, bez wstępnej kwalifikacji na kategorie archiwalne, trafiać do archiwów państwowych. Dopuszczano, przy tym, że w uzasadnionych wypadkach, archiwa będą przejmować dokumentację nieuporządkowaną i bez ewidencji[52]. Dopiero w archiwach było możliwe jej opracowanie i brakowanie. Dokumentacja wytworzona przez administrację państwową I i II instancji miała być w całości zakwalifikowana do kat. „A”. Cezury chronologiczne uzależnione zostały od znaczenia aktotwórcy w strukturze administracyjnej oraz położenia geograficznego[53].

         Instrukcja biurowa dla władz szkolnych z 1930 r. nie zawiera żadnych przepisów odnoszących się do przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych oraz funkcjonowania archiwum zakładowego (składnicy akt). Sprawy związane z postępowaniem z dokumentacją zdezaktualizowaną, nie potrzebną w bieżącej działalności administracji państwowej zostały uregulowane kilkoma aktami normatywnymi w latach 1936 – 1939. Podstawą były Przepisy tymczasowe o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach wprowadzone okólnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 lutego 1936 r[54]. Nowe przepisy określały warunki na jakich miały działać w urzędach państwowych składnice akt gromadzące akta spraw zakończonych. Dopuszczano tworzenie składnic zbiorowych, gromadzących materiały wytworzone przez kilka instytucji (§ 4)[55]. Pomieszczenia przewidziane do gromadzenia dokumentacji powinny spełniać określone wymogi techniczne, zabezpieczające przed jej zniszczeniem lub tez zagubieniem (§ 3)[56].

         W Przepisach... nie zawarto instrukcji na temat kwalifikacji zawodowych osób odpowiedzialnych za prowadzenie składnic. Do problemu odniósł się jednak Minister Władysław Raczkiewicz we wspomnianym wyżej okólniku. Uznał, że archiwiści zakładowi powinni posiadać podstawowe przeszkolenie zawodowe. Zalecał by korzystać z pomocy merytorycznej archiwów państwowych.

         Szczegółowe procedury związane z przekazywaniem materiałów z komórek organizacyjnych do składnicy opracowywane miały być przez poszczególne urzędy. Po raz pierwszy sformułowano konkretne obowiązki referentów przygotowujących dokumentacje do zdania do składnicy: Przed oddaniem do składnicy należy akta uporządkować według zasad tego systemu kancelaryjnego, który obowiązuje w chwili ostatecznego załatwienia poszczególnych spraw (§ 2). W kolejnym paragrafie (§ 3) określono układ jaki należało nadać materiałom w składnicach (układ rzeczowo-chronologiczny, zgodny z wykazem akt).

         W kancelarii Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie całość dokumentacji znajdowała się w registraturze. Wprawdzie wspomniana już w tym tekście wielokrotnie normatywy przewidywały tworzenie w urzędach administracji państwowej składnic akt, to jednak brak śladu takiej komórki w strukturze organizacyjnej. W protokole zdawczo - odbiorczym spisanym 6 sierpnia 1934 r. w trakcie przejmowania obowiązków przez nowego inspektora szkolnego Stefana Muchę, kilka ostatnich zdań poświęcono przekazywaniu dokumentacji zgromadzonej w registraturze. Wprawdzie użyto terminu "archiwum" jednak nie w kontekście odrębnej struktury organizacyjnej w ramach kancelarii, a całości dokumentacji przechowywanej w szafie biurowej[57].

         Kancelaria Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie w całym okresie istnienia była scentralizowana, co implikowała niejako niewielka obsada personalna oraz niewydzielenie wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu. Praca kancelaryjna była regulowana przede wszystkim poprzez zewnętrzne przepisy biurowe opracowywane przez kuratorium oświaty i Ministerstwo Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (od 1 stycznia 1931 r. podstawowym normatywem była Instrukcja biurowa dla władz szkolnych z 1930 r.). Przemiany dokonujące się w praktyce kancelaryjnej administracji państwowej II Rzeczypospolitej znajdywały odzwierciedlenie w działaniach podejmowanych w biurze Inspektoratu Szkolnego w Piotrkowie.



[1] Szerzej na temat szkolnictwa piotrkowskiego przed 1918 r. pisze A. Piasta, Piotrków Trybunalski w latach pierwszej wojny światowej, Piotrków Trybunalski 2007, s. 135-175.

[2] "DzRZWP" 1915, cz. II, poz. 6

[3] Tamże. Przy objęciu służby składają siły nauczycielskie następujące przyrzeczenie do rąk Komendanta Obwodu: „Przyrzekam, że będę wiernie i sumiennie spełniał moje obowiązki, że się będę gorliwie oddawał moralnemu, umysłowemu i cielesnemu wykształceniu powierzonych mi dzieci, że tak w szkole, jak i poza nią niczego nie przedsięwezmę, co by było skierowane przeciw państwowym urządzeniom Monarchii lub mogło uszczuplić zaufanie w sprawiedliwość i życzliwą pieczę Jego Cesarskiej i Królewskiej Mości Cesarza i Króla dla Narodu Polskiego”.

[4] "DzRZWP" 1915, cz. X, poz. 41. Chodzi przede wszystkim o § 2a, którego treść brzmiała: Językiem wykładowym w publicznych szkołach jest język polski. W tych publicznych szkołach, w których dzieci mające pobierać naukę należą w swej większości do narodowości niemieckiej i używają języka niemieckiego jako języka towarzyskiego, będzie na zarządzenie Jenerał - Gubernatora używany język niemiecki jako język wykładowy. W obwodach (...) na wschód od wschodniej granicy lubartowskiego, lubelskiego i janowskiego obwodu będzie (...) używany język ukraiński jako język wykładowy w tych publicznych szkołach, w których dzieci (...) używają w swej większości języka ukraińskiego.

[5] APPT, KKP, sygn. 303.

[6]  „DzRGGWP”, 1915, cz. II, poz. 7.

[7] Tamże.

[8]  Zob. A. Piasta...

[9] W skład rady szkolnej wchodził zastępca mianowany przez władze gminy/miasta, dwóch mężów zaufania komendy obwodowej, kierownik jednej ze szkół wyznaczony przez komendanta obwodu, zastępca kościoła katolickiego mianowany przez właściwe władze kościelne, w przypadku odpowiedniej liczby dzieci danego wyznania i za zgodą komendanta obwodu -  po jednym zastępcy kościoła ewangelickiego i gminy żydowskiej. Przewodniczącego rady mianował komendant obwodowy spośród członków rady. Rozporządzeniem z 7 sierpnia 1916 r. powołano Gubernialną Radę Szkolną obejmującą swym działaniem teren całej okupacji austriackiej. "DzUKOP" 1916, cz. IX, poz. 111.

[10] APPT, AmP, sygn. 3494. Posiedzenie inauguracyjne odbyło się w siedzibie Magistratu w dniu 16 stycznia 1916 r.

[11]Tamże, sygn. 7. Pensję dla sekretarza Muszyńskiego wpisano do budżetu szkolnego za wiedzą Inspektora Szkolnego Obwodu Piotrkowskiego. Późniejsze rozporządzenie władz gubernialnych zakazujące takiej praktyki sprawiło, że urzędnicy obwodowi zmienili swoje stanowisko w tej kwestii.

[12] Tamże, sygn. 4808.

[13] "DzRZWP" 1917, cz. XVIII, poz. 78.

[14] Tamże, AmP, sygn. 3494.W 1925 r. utworzono dla obszaru miasta Piotrkowa odrębną Radę Szkolną Miejską. Zob. Rozporządzenie z dnia 30 grudnia 1924 r., DzUMWRiOP, 1925, nr 1, poz. 2.

[15] Tamże; APPT, KKP, sygn. 305.Do Rady Szkolnej Okręgu Piotrkowskiego weszli: przedstawiciele Sejmiku Powiatowego - Felicjan Otocki (właściciel majątku Dobiecin), Michał Cieszkowski (sędzia Sądu Okręgowego w Piotrkowie), Stanisław Węgrzynowski (rolnik z Wolborza), przedstawiciel piotrkowskiej Rady Miejskiej - Kazimierz Rudnicki (prokurator Sądu Okręgowego w Piotrkowie), reprezentant nauczycieli - Józef Przepieść (nauczyciel w Piotrkowie), przedstawicielka seminarium nauczycielskiego i szkół średnich - dr Jadwiga Młodowska ( kierownik Wyższych Kursów Pedagogicznych w Piotrkowie), przedstawiciele MWRiOP - dr Władysław Szabrański (właściciel apteki w Bełchatowie), Adam Misztela (rolnik ze wsi Kisiele gm. Krzyżanów), przedstawiciele kościołów i związków wyznaniowych - ks. kan. Włodzimierz Jasiński (Piotrków), pastor Edmund Wentzel (Piotrków), Aleksander Landsberg (adwokat przysięgły w Piotrkowie), Inspektor Szkolny Cz. Statkiewicz.

[16] Tamże. Zakres uprawnień inspektorów szkolnych była szeroki i obejmował w sumie kilkadziesiąt zadań m. in. zwierzchni nadzór nad szkołami różnego typu, mianowanie nauczycieli, zwoływanie konferencji nauczycielskich, prowadzenie statystyki szkolnej.

[17] APPT, Inspektorat Szkolny w Piotrkowie (dalej ISP), sygn. 51, k. 251-252.

[18] Tamże, ISP, sygn. 150, s. 377-382.

[19] Tamże, s. 377, p. 3. Szczegółowo opisywano pomieszczenia urzędu: Lokal winien obejmować poczekalnię dla stron, kancelarię, gabinet inspektora, salę posiedzeń rady szkolnej okręgowej. Zalecano także przeznaczenie osobnego mieszkania dla woźnego.

[20] W strukturze Komendy Powiatowej w Noworadomsku (Radomsku) funkcjonował jedynie Referat ds. Wyznań i Szkolnictwa (Kultusschulreferat). Zob. A. Piasta, Wstęp do inwentarza zespołu „K. u. K. Kreiskommando in Noworadomsk”, APPT, K. u. K. Kreiskommando in Noworadomsk, zesp. nr 353.

[21]Dziennik Urzędowy Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (dalej DzUMWROP), 1920, nr 18, poz. 111. Przyjęcie ustawy z dnia 4 czerwca 1920 r. nie znosiło w całości Przepisów tymczasowych o szkołach elementarnych...  z 1917 r. Mówił o tym wyraźnie zapis art. 7.

[22] Tamże, 1921, nr 17, poz. 173.

[23] Tamże, 1932, nr 8, poz. 104.

[24] Tamże, 1933, nr 10, poz. 120.

[25] Tamże, art. 3. Formę i zakres nadzoru nad szkolnictwem prywatnym określał minister WRiOP.

[26] Tamże, poz. 121.

[27] Dziennik Urzędowy Kuratorium Okręgu Szkolnego Warszawskiego (dalej DzUKOSW), 1939, nr 4, poz. 33.

[28] APPT, ISP, sygn. 242, s. 27-30. Oprócz dokumentacji podzielono także zasób biblioteki podręcznej. W zasadzie zasób archiwum Inspektoratu Szkolnego w Radomsku uległ całkowitemu zniszczeniu po zakończeniu drugiej wojny światowej. Podobny los stał się udziałem archiwaliów administracji szczebla powiatowego tj. Starostwa Powiatowego Radomszczańskiego i Wydziału Powiatowego w Radomsku. Zagłada archiwaliów radomszczańskich była wynikiem celowych działań (bądź też w jakimś stopniu braku takowych) lokalnej administracji. W registraturze APPT zachowała się relacja Jerzego Woronczaka z Wrocławia przekazującego do zasobu Archiwum kilka jednostek archiwalnych, która zawierała cenne informacje na temat losów archiwów radomszczańskich: W dawnym budynku Zarządu Miejskiego w Radomsku położonym na rogu Placu 1 Maja  i ulicy Gabriela Narutowicza stare akta były przechowywane w trzech pomieszczeniach na pierwszym piętrze: we wschodnim skrzydle równoległym do ulicy Narutowicza, mniej więcej na połowie jego długości, ale od zachodniej strony (czyli od podwórza) było pomieszczenie archiwum miejskiego. W południowym skrzydle przylegającym do Placu 1 Maja od podwórza, czyli od strony północnej, nieco akt mieściło się w skarbczyku za żelaznymi drzwiami i to były chyba - obok dowodów buchalteryjnych - ważniejsze akta miejskie. Przed skarbczykiem, tez od podwórza, w pomieszczeniu, w którym kiedyś pracował kasjer, a za mojej pamięci chyba nikt nie urzędował, oddzielonym chyba tylko balustradą, czy niskim przepierzeniem od pomieszczenia frontowego z działem finansowym, znajdowały się przy ścianie półki z aktami władz powiatowych sprzed I wojny światowej, a w dużej mierze jeszcze z czasów przed wprowadzeniem języka rosyjskiego, jako urzędowego [tj. przed 1868 r.] /.../ We wspomnianym wyżej pomieszczeniu działu finansowego Zarządu Miejskiego pracowała przed wojną, za okupacji i trochę po niej moja nieżyjąca już mama Kazimiera Woronczakowa. Dalej opisywał losy akt miasta Radomska: /.../ już podczas okupacji władze niemieckie nakazały brakowanie akt. W tym samym czasie, gdy w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie ściągnięto do tej pracy nawet urzędników Wydziału Hipotecznego, w Zarządzie Miejskim w Radomsku sprowadzono emerytowanego archiwistę miejskiego Perkowskiego, już niedołężnego staruszka, i to on przeprowadził brakowanie. I wtedy, jeśli dobrze pamiętam, moja mama zgarnęła jakieś naręcze byle akt i zaniosła do domu. Jak o tym świadczy tematyka akt wiążąca się z wsiami powiatu radomszczańskiego, były to akta z pomieszczenia sąsiadującego z lokalem działu finansowego [a więc akta administracji powiatowej]. APPT, Registratura, nr sprawy 51-26/1998.

[29] Zgodnie z objaśnieniami zawartymi we Wskazówkach dla inspektorów szkolnych okręgowych w sprawie przejęcia urzędowania od władz okupacyjnych z 1917 r. kancelarie mniejszych okręgów szkolnych (a do takich zaliczano Piotrków) nie wypełniały dwóch rubryk - Komu oddano do załatwienia oraz Do kogo skierowano... W przypadku, gdy wpływ przechodził od adresata przez kancelarie kilku odbiorców, w rubryce Od kogo wpisywano nazwę ostatniego nadawcy. Por. APPT, ISP, sygn. 150, s. 379, p. 12.

[30] Tamże, sygn. 1-2.

[31] Na ślad takiej instrukcji nie natrafiono w Dziennikach Urzędowych Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego oraz ukazujących się od 1927 r. Dziennikach Urzędowych Kuratorium Okręgu Szkolnego Łódzkiego.

[32] APPT, ISP, sygn. 150.

[33] DzUMWRiOP, 1930, nr 5, poz. 66.

[34] W przypadku wpływów przekazywanych w zamkniętych kopertach datę wpływu wpisywano na kopercie.

[35] Instrukcja..., § 23. Dzienniki podawcze (dwustronne) zawierały 7 pół wpisu. W pierwszym obok numeru bieżącego wpisywano liczbę załączników oraz czasami inicjały referenta realizującego sprawę (tak było jedynie w dużych placówkach dysponujących rozbudowana kancelarią). W polu drugim odnotowywano datę wpływu, w trzecim skrót nazwy podmiotu kierującego pismo (w tym celu wykorzystywano specjalny wykaz skrótów w załączniku nr 6 do Instrukcji) oraz numer i datę wpływu. W kolejnych rubrykach podawano krótko treść sprawy,  efekt załatwienia (przychylnie, odmownie, zaliczono itp.). W polu 6 wpisywano datę załatwienia i datę wysłania odpowiedzi, natomiast w ostatnie nanoszono konkretne uwagi do sprawy np. powiązania z innymi sprawami.

[36] Całość dokumentacji wytwarzanej i przetwarzanej przez kancelarie inspektoratów szkolnych dzielono na zwykłą (akta jawne i poufne) oraz tajne. Instrukcja..., § 95.

[37] Inaczej postępowano, gdy w miejscowości było kilka placówek tego samego typu - teczki ustawiano numerami szkół. Instrukcja..., § 83.

[38] Do „spraw przejściowych” zaliczano np. dotyczące spłaty zaliczek, które niszczono po dwóch latach

[39] Monitor Polski, 1932, nr 2, poz. 3. Zob. także A. Dąbrowski, Projekt przepisów archiwalnych dla urzędów administracji publicznej autorstwa Gustawa Kaleńskiego z 1928 r., "Teki Archiwalne", 2001, Seria nowa, t. 6 (28), s.

[40] W okresie międzywojennym do archiwów państwowych trafiło stosunkowo niewiele materiałów wytworzonych przez jednostki administracji państwowej po 1918 r. Najczęściej przekazywano dokumentacji po zlikwidowanych urzędach. Autor monografii Archiwum Państwowego w Piotrkowie Tomasz Matuszak pisał: W stosunku do akt z okresu staropolskiego czy porozbiorowego akta wytworzone w niepodległej Polsce stanowiły niewielką część zasobów archiwów państwowych. Do tych placówek przejmowano przede wszystkim akta urzędów i instytucji, które uległy całkowitej likwidacji bądź zachodziły daleko idące zmiany w ich strukturze organizacyjnej i kompetencyjnej. Dopiero przed wybuchem II wojny światowej wzrosła ilość akt przekazywanych przez urzędy, co było efektem nowych przepisów kancelaryjnych (biurowych), które zostały wprowadzone po reformie 1931 r. Autor zgadza się w tym miejscu z opinią Ireny Mamczak-Gadkowskiej, autorki syntetycznych dziejów archiwów państwowych w okresie międzywojnia. Wydaje się,że brak przekazań do archiwów materiałów w latach 20 tych ubiegłego wieku był czymś naturalnym. Dokumentacja była „świeża”, a urzędy dysponowały jeszcze miejscem w swoich magazynach i składnicach akt. Zmiany jakie odnotowano w końcówce lat 30 tych (przekazywanie akt do archiwów oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeterminowanej) był do pewnego stopnia wymuszone przez zmianę tych korzystnych warunków. Por. T. Matuszak, Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim 1919-1951, Piotrków Trybunalski-Radzyń Podlaski 2009, s. 183; I. Mamczak-Gadkowska, Archiwa Państwowe w II Rzeczypospolitej, Poznań 2006, s. 185-186.

[41] Dopuszczano wydzielanie ewidentnej dokumentacji niearchiwalnej już po upływie 2 lat od wytworzenia, Przepisy tymczasowe o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach., Okólnik nr 14,  DzUMSW, 1936,  nr 6, poz. 26, § 9.

[42] Tamże, załącznik nr 1. Formularz spisu zawierał 7 pól opisu: liczbę bieżącą, znak akt, tytuł, kategorię, liczbę teczek (tomów), lata, datą i rodzaj dokonanej czynności (np. przekazano do archiwum państwowego, zniszczono itp.) oraz uwagi.

[43] DzUMSW, 1939, nr 5, poz. 31.

[44] Sporządzanie spisów akt władz polskich prowadzonych systemem liczb kolejnych wymaga dużego wysiłku i wielkiej ilości czasu. Celem uproszczenia w tym kierunku pracy władz administracji ogólnej, jak również ze stanowiska potrzeb archiwów należy przesyłać archiwom do sprawdzenia i zatwierdzenia ówczesne dzienniki korespondencyjne, w których przy każdej pozycji byłaby zaznaczona odpowiednia kategoria. Dzienniki te będą zastępować w tych przypadkach spisy akt (...). Okólnik nr 51 z dnia 23.12.1938 r. o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach, DzUMSW, 1938, nr 38, poz. 228.

[45] APPT, ISP, sygn. 151, k. 9.

[46] Tamże, k. 11. Wykaz akt kat. A umieszczono w załączniku na końcu artykułu.

[47] Okólnik nr 14,  DzUMSW, 1936,  nr 6, poz. 26. 

[48] Tamże, k. 13. Wykaz akt kat. B umieszczono w załączniku na końcu artykułu.

[49] APPT, ISP, sygn. 149.

[50] Okólnik nr 51, do §  9 (ust. 4 i 5).

[51] Okólnik nr 14,  DzUMSW, 1936,  nr 6, poz. 26.

[52] Pismo okólne dyrektora archiwów państwowych z dnia 14.02.1939 r.  Taką sytuacją wyjątkową była nieznajomość języka oraz zasad organizacji kancelarii aktotwórcy.

[53] (...) wszystkie akta z pierwszych lat państwowości polskiej do 1921 roku włącznie w starostwach, a do 1922 roku w łącznie w urzędach wojewódzkich – ze względu dla ich znaczenie dla historii organizowania się państwa i jego administracji – należy zaliczać do kategorii „A”. Ze względu na dłuższy czas ostatecznego ukształtowanie się granicy wschodniej cezurę dla województw: nowogródzkiego, poleskiego, wileńskiego i wołyńskiego przesunięto do roku 1924. Okólnik nr 51, do § 11.

[54] Tamże. Minister uzasadniał „tymczasowość” przepisów ich zastosowaniem wyłącznie w resorcie spraw wewnętrznych. Miały być jednak one wdrażane sukcesywnie w pozostałych działach administracji. Drugim aktem normatywnym był wspomniany już w tekście okólnik nr 51 z dnia 23.12.1938 r. o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach oraz pismo okólne z dnia 24.02.1939 r. o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach z załączonym pismem dyrektora archiwów państwowych Witolda Suchodolskiego z dnia 14.02.1939 r. Dz.UMSW, 1939, nr 5, poz. 31. 

[55] Minister podał przykład współdziałania przy tworzeniu składnic akt. Ministerstwo Opieki Społecznej zwróciło się z prośbą o wyrażenie zgody na przekazywanie akt inspektorów pracy do składnic administracji ogólnej (urzędów wojewódzkich, starostw powiatowych).

[56] Składnica akt powinna być urządzona w osobnym pomieszczeniu, suchym, widnym i należycie zabezpieczonym od ognia i włamania oraz zaopatrzona w dostateczną ilość półek (szaf) oznaczonych kolejną numeracją oraz napisami orientacyjnymi.  

[57] APPT, ISP, sygn. 163, k. 17. Zawarta w tekście zasadniczym interpretacja protokołu wydaje się całkowicie prawidłowa: Niezależnie od inwentarza biurowego /.../ zdający inspektor szkolny Józef Pruszyński przekazał /.../ archiwum Inspektoratu Szkolnego Piotrkowskiego i b. Inspektoratu Szkolnego Radomszczańskiego wraz z aktami administracyjnymi, a mianowicie: a) teczki osobowe z dokumentami wszystkich kierowników i nauczycieli publicznych szkół powszechnych /.../ b) teczki z dokumentami b. nauczycieli kontraktowych i nieetatowych, c) teczki z aktami szkół powszechnych i wszelkimi innymi aktami według spisu uwidocznionego na wewnętrznej stronie drzwi szafy mieszczącej te akta...

Następny >