strzałka w prawoStart arrow Publikacje arrow Kancelaria starostw powiatowych w woj. łódzkim - organizacja, procesy archiwotwórcze (1945-1950) 22-10-2019  
obrazek nagłówkowy
StartAktualnościHistoriaZasób archiwum Wystawy on-line

bip

logo 90 lat archiwum w piotrkowie
90 lat Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim

zasoby
Piotrków
Tomaszów

archiwa rodzinne

facebook

Inicjatywa Obywatel

Kancelaria starostw powiatowych w woj. łódzkim - organizacja, procesy archiwotwórcze (1945-1950) Drukuj E-mail
Kancelaria starostw powiatowych w województwie łódzkim  – organizacja, procesy archiwotwórcze (1945-1950)*

 
    struktura organizacyjna starostw powiatowych
    Starostwa, jako organ administracji państwowej I instancji, powołano na podstawie dekretu  Polskiego Komitetu Wyzwolenia Narodowego z 21 sierpnia 1944 r „O trybie powoływania władz administracji ogólnej I i II instancji”[1]. W okresie do 1950 r. kontynuowano w zasadzie realizację modelu administracji państwowej zapoczątkowanego i ukształtowanego w okresie międzywojennym[2]. Kierownikiem starostwa ustanowiono starostę mianowanego przez Ministra Administracji Publicznej na wniosek wojewody i opinii powiatowej rady narodowej (PRN). Starosta mógł być odwołany przez Ministra Administracji Publicznej. Natomiast powiatowa rada narodowa mogła, z inicjatywy własnej lub, którejś z gminnych rad narodowych, żądać odwołania starosty (warunkiem było podjęcie stosownej uchwały).  Starosta powiatowy, przynajmniej formalnie, kontrolowany był przez PRN, której przedkładał okresowe sprawozdania z działalności. W sprawach stanowiących część kompetencji samorządu terytorialnego starosta podlegał decyzjom rady powiatowej będąc też automatycznie jej członkiem.

    Kompetencje starostów powiatowych w województwie łódzkim zostały określone w zarządzeniu Pełnomocnika Rządu RP w Łodzi z 9 lutego 1945 r[3]. Zgodnie z tym starosta był reprezentantem rządu na terenie powiatu oraz szefem administracji ogólnej I instancji. Do jego obowiązków należało koordynowanie działalności wszystkich urzędów na podległym obszarze zgodnie z wytycznymi władz centralnych.

    Organizację władz powiatowych rozpoczęto wkrótce po wyzwoleniu spod okupacji hitlerowskiej (18 styczeń 1945 r.). W dniu 25 stycznia 1945 r., w siedzibie Magistratu, odbyło się pierwsze, jawne posiedzenie PRN w Piotrkowie, na którym wybrano tymczasowego starostę powiatowego (Adam Bystry-Bykowski) oraz wicestarostę (Wacław Nalepa)[4]. Starosta w zarządzeniu organizacyjnym nr 1 z dnia 10 lutego 1945 r. zatwierdził strukturę organizacyjną urzędu powiatowego[5].

    Już kilka dni później struktura organizacyjna została zmieniona i dostosowana do schematu określonego w tymczasowym statucie organizacyjnym dla starostw powiatowych wprowadzonym wspomnianym wyżej zarządzeniem Pełnomocnika Rządu z 9 lutego 1945 r. Starostwo piotrkowskie dzieliło się na następujące referaty: Ogólny (Og) kierowany osobiście przez starostę, Organizacyjny (Org) kier. Aleksander Poszumski, Budżetowo-Gospodarczy (BG) kier. Helena Szymańska, Administracyjno-Prawny (AP) kier. Wacław Nalepa[6], Karno-Administracyjny (Kar.) kier. Stanisław Kwapiński, Wojskowy (Wojsk.) kier. Władysław Kocimowski, Aprowizacyjny (Apr.) kier. Piotr Szymanek, Informacji i Propagandy (Inf.) kier. Władysław Dorabialski, Kultury i Sztuki (K.S.) kier. Kazimierz Czyżowski, Pracy i Opieki Społecznej (P.O.S.) kier. Mirosław Gubała, Sanitarny (Zd.) kier. Bronisław Broszkowski, Inwalidów Wojennych (Inw.) kier. Jan Duraziński, Przemysłowy (PH.) kier. Wacław Muszalski, Budowlany (Bud.) kier. inż. Franciszek Hilchen, Weterynaryjny (Wet.) kier. lek wet. Witoszka, Rolnictwa (RR.) kier. Romuald Janicki i Ochrony Lasów (OL.) kier. Marian Nowakowski. Kierownikiem Kancelarii Ogólnej został mianowany Stanisław Socha[7].

    Charakterystyczną cechą w kilkuletnim okresie istnienia starostwa piotrkowskiego były liczne reorganizacje struktury wewnętrznej tego urzędu. W dniu 14 czerwca 1946 r. wojewoda łódzki wprowadził nowy tymczasowy statut organizacyjny oraz instrukcję kancelaryjną dla starostw województwa łódzkiego[8]. Zgodnie z nowa regulacją starostwo piotrkowskie dzieliło się na 14 referatów: Ogólno-Organizacyjny, Budżetowo-Gospodarczy, Społeczno-Polityczny, Administracyjny, Administracyjno-Karny, Wojskowy, Zdrowia, Weterynaryjny, Opieki Społecznej, Aprowizacji i Handlu, Przemysłowy, Kultury i Sztuki, Budowlany i Odbudowy, Pomiarów. W styczniu 1947 r. wojewoda łódzki dokonał pierwszej zmiany w tymczasowym statucie organizacyjnym zarządzając utworzenie w starostwach  referatów motoryzacyjnych[9].

    W lutym 1947 r. włączono w strukturę starostw biura wydziałów powiatowych, jako tzw. „Dział Samorządowy”[10]. Dział Samorządowy Starostwa piotrkowskiego składał się z następujących referatów: Administracji Samorządowej (A.S.), Finansowo-Rachunkowego (F.S.), Inspekcji Samorządowej (I.S.), Powiatowego Zarządu Drogowego (Drog.S.), Powiatowego Biura Odbudowy (Bud.S.), Zdrowia (Zdr.S.), Weterynarii (Wet.S.), Pożarnictwa (Poż.S.)[11]. Na czele Działu Samorządowego stał sekretarz Wydziału Powiatowego i jednocześnie kierownik Referatu Administracji Samorządowej.

    Zarządzeniem z 1 lipca 1947 r. wojewoda powołał odrębne referaty aprowizacyjne zajmujące się kontrolą obrotu artykułami spożywczymi i przemysłowymi[12]. Kolejna modyfikacja struktury organizacyjnej starostw w 1947 r. dotyczyła likwidacji powiatowych urzędów ziemskich i przekazania ich kompetencji nowoutworzonym referatom rolnictwa i reform rolnych[13]. W lipcu 1947 r. wojewoda zarządził przejęcie przez starostwa nadzoru nad oświatą rolniczą. Odpowiedzialność za te działania spoczywała na Powiatowym Inspektorze Oświaty Rolniczej (I.O.R.)[14]. Formalnie odrębny referat pn. „Powiatowy Inspektor Oświaty Rolniczej” zorganizowano dopiero rok później, w lipcu     1948 r[15].

    Stosunkowo najwięcej zmian w organizacji starostw powiatowych województwa łódzkiego nastąpiło w 1949 r. Z dniem 1 stycznia, w ramach oszczędności i redukcji etatów, zlikwidowano powiatowe referaty kultury i sztuki przekazując  ich kompetencje Wydziałowi Kultury i Sztuki Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi[16]. Wkrótce okazało się, że realizacja tego zarządzenia była nierealna, a struktury wojewódzkie nie były w stanie wykonywać nowych obowiązków. W drugiej połowie stycznia 1949 r. Naczelnik Wydziału Kultury i Sztuki wystąpił do wojewody o jego zmianę. W dniu 21 stycznia wojewoda łódzki wydał nowe zarządzenie, na mocy którego teren województwa podzielony został na 5 rejonów kultury obejmujące od 2 do 4 powiatów, dla których utworzono jeden referat kultury i sztuki z lokalizacją w wybranym starostwie[17]. Powiat piotrkowski znalazł się w rejonie IV (powiaty konecki, opoczyński i radomszczański) – referat kultury i sztuki umieszczono w strukturze Starostwa Powiatowego w Radomsku.

    W marcu 1949 r. utworzono w starostwach odrębne referaty handlowe[18]. Dopełnieniem tych przekształceń była organizacja z dniem 1 lipca 1949 r. samodzielnego Referatu Przemysłu[19]. W lipcu dokonano także zmiany nazwy Referatu Budowlanego i Odbudowy na Raferat Budownictwa (XIII Bud.)[20]. W listopadzie 1949 r., w ramach starostw powiatowych, zarządzeniem wojewody utworzono inspektoraty kontroli[21]

    W sierpniu 1947 r. Minister Administracji Publicznej wydał okólnik, w którym zobligował wojewodów do przekazania prezydentom miast wydzielonych (a do takich zaliczał się Piotrków) funkcji starostów grodzkich, bez względu na liczbę ludności[22]. Wojewoda łódzki ogłosił zarządzenie (wchodziło w życie z dniem 1 września 1947 r.), na podstawie którego przekazano wszystkie funkcje powiatowej administracji rządowej w granicach miasta Prezydentowi Piotrkowa. Uprawnień takich nie otrzymały natomiast inne miasta wydzielone – Pabianice, Tomaszów Mazowiecki i Zgierz[23].  W latach 1945-1946 niezbyt jasne przepisy powodowały zamieszanie i spory kompetencyjne pomiędzy starostami powiatowymi i prezydentami miast wydzielonych. Przyczyny tkwiły w błędnej interpretacji dekretu PKWN z dnia 23 listopada 1944 r. „o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego”, art. 29. Ministerstwo Administracji Publicznej, w okólniku nr 23 z dnia 5 lipca 1945 r. dało oficjalną wykładnię tegoż artykułu, jednoznacznie stwierdzając, że funkcje starostów grodzkich mogą być wykonywane jedynie przez prezydentów miast wydzielonych liczących powyżej 75 tys. mieszkańców. Tymczasem Prezydent Piotrkowa nie zastosował się do okólnika ministra tłumacząc, że nie określono dokładnie charakteru spraw, które miały być przekazane starostwom powiatowym. W Zarządzie Miejskim prowadzono następujące rodzaje spraw: rejestracja cudzoziemców, aprowizacji i handlu, świadczeń rzeczowych, karno-administracyjne, osadnictwa, wojskowe, zdrowia i weterynaryjne[24].

    Starostwa powiatowe zostały zlikwidowane na mocy ustawy z dnia 20 marca 1950 r. „o terenowych organach jednolitej władzy państwowej” wprowadzającej w ich miejsce  prezydia powiatowych rad narodowych (rozdział 5, przepisy przejściowe i końcowe, art. 35)[25].

    obieg pism
    W starostwach powiatowych z terenu województwa łódzkiego stosowany był bezdziennikowy system kancelaryjny. W praktyce, zwłaszcza w pierwszych miesiącach po zakończeniu działań wojennych, różnie z tym bywało[26]. Zarządzenie Pełnomocnika Rządu RP w Łodzi z dnia 9 lutego 1945 r. wprowadzało do stosowania  instrukcję biurową opartą na przedwojennych normatywach kancelaryjnych[27]. Wszelkie wpływy były przyjmowane przez biuro informacyjno-podawcze kancelarii starostwa. Korespondencja poufna, tajna i z Urzędu Wojewódzkiego była bez otwierania przedkładana staroście, natomiast korespondencja zwykła była otwierana i po odciśnięciu pieczęci wpływu rozdzielona na  właściwe rzeczowo referaty, wpisywana do kontrolki wpływów i przedkładana do dekretacji staroście lub jego zastępcy. Później wpływy przekazywane były do załatwienia zgodnie z dekretacją[28]. Referenci sporządzali odpowiedzi (załatwienia spraw) w formie brudnopisu. Z lewej, górnej strony umieszczali znak sprawy (symbol referatu, nr teczki oraz numer sprawy), na środku adresata, pod spodem treść zasadniczą i wreszcie na dole, z lewej strony skrót podpisu referenta oraz datę sporządzenia (pozwalało to łatwo zidentyfikować osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie sprawy). Dodatkowo na brudnopisie umieszczano wskazówki techniczne dla hali maszyn i kancelarii.

    Przed rozpoczęciem roku kalendarzowego każdy referat przygotowywał swój wykaz spraw (teczek) zatwierdzany następnie przez starostę. Wykazu tego nie wolno było zmieniać do końca roku. Sprawy referenci wpisywali do spisu spraw odrębnego dla każdej teczki (system ten, oparty na tzw. strukturalnych wykazach rzeczowych, nazywano w ww. instrukcji „systemem teczkowym”). Całość dokumentacji wytwarzanej i przetwarzanej w starostwie dzielono na dwie grupy – sprawy archiwalne i przejściowe. Do spisu spraw wciągano jedynie te pierwsze[29]

    Zmiany przepisów nastąpiły w następnym roku. Instrukcja kancelaryjna wprowadzona wraz ze statutem organizacyjnym zarządzeniem wojewody łódzkiego z dnia 14 czerwca 1946 r. była stosowana aż do likwidacji starostw powiatowych w 1950 r[30]. Czynności kancelaryjne w starostwach wykonywała kancelaria oraz poszczególne referaty. Kancelaria składała się z następujących podmiotów: biura informacyjno-podawczego, maszynowni (sali maszyn), ekspedycji, głównej składnicy akt. Biuro informacyjno-podawcze, przyjmowało wpływy i dokonywało ich rozdziału do odpowiednich referatów. W pieczęci wpływu wpisywano symbol komórki organizacyjnej, która zgodnie z podziałem czynności i wykazem akt miała załatwiać sprawę. Jeżeli wystąpiły wątpliwości i takiego oznaczenia nie naniesiono, później dopisywano skróconą lub pełną nazwę (mógł to zrobić sam starosta, czy też jego zastępca podczas przeglądania wpływów). W zasadzie biuro nie udzielało informacji interesantom na temat załatwianych spraw, kierując ich do właściwych referentów. Komórka ta przygotowywała też uwierzytelnione wypisy i odpisy z akt.

    Korespondencję od władz nadrzędnych, oznaczoną symbolem „mob” (mobilizacyjne), tajne, poufne i adresowaną bezpośrednio do starosty przekazywano staroście do wglądu, który dokonywał jej dekretacji i ustalał sposób załatwienia[31]. Pozostałe wpływy oznaczano pieczęcią wpływów i zgodnie z wykazem rzeczowym kierowano do załatwienia w referatach. Wszystkie rodzaje wpływów odnotowywano w kontrolce wpływów. Korespondencja tajna i mobilizacyjna była rejestrowana w specjalnym dzienniku.

    Referenci wpisywali wpływ w spisie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt, dołączali dopływy do spraw już zarejestrowanych i uzupełniali pieczęć wpływu o numer teczki łamany przez kolejny numer sprawy[32]. Przykładowy znak sprawy wyglądał następująco: KS I/101/47 gdzie „KS” oznaczało symbol referatu (referat kultury i sztuki),  „I” numer teczki z wykazu rzeczowego, „101” kolejny numer sprawy ze spisu spraw i wreszcie ostatni element to skrócony do dwóch ostatnich cyfr rok zarejestrowania sprawy.  Często zdarzało się, że referenci mylnie wpisywali kolejne elementy znaku sprawy np. referent kultury i sztuki w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie jedną z załatwianych przez siebie spraw zapisał: I/99/47 – KS[33]. Wpływy  będące w trakcie załatwiania trzymali w tzw. „teczkach podręcznych”, przy czym układali je sobie zgodnie z terminem załatwienia[34]. Koncepty (brudnopisy załatwień) referenci sporządzali na odrębnej karcie, na marginesie lub też na końcu wpływu i oddawali do przepisania na maszynie. Kierownik kancelarii odciskał na brudnopisie tzw. „pieczęć ekspedycyjną” (wypełniano zazwyczaj tylko pole „data wysyłki” pozostawiając puste pozostałe – „otrzymano”, „przepisano” i „porównano”). Następnie czystopis był sprawdzany i podpisywany przez starostę bądź też upoważnioną przez niego osobę (także, jeżeli taką wykonano, maszynową kopię odpowiedzi)[35]. Odpowiedzi podpisane przygotowywane były do wysyłki i wysyłane przez ekspedycję – w pieczęci ekspedycyjnej wpisywano datę wysłania i zwrot sprawy do referenta[36]. Referenci sprawy załatwione odkładali do tzw. „teczek rzeczowych”, których było maksymalnie tyle ile haseł rzeczowych w wykazie akt[37]. Zdarzało się w trakcie rozpoznawania wpływów, że starostwo nie mogło z jakichś względów załatwić sprawy, bądź też załatwiało ją tylko częściowo. W takim przypadku całość dokumentacji przekazywano do właściwego merytorycznie urzędu, natomiast w spisie spraw nanoszono stosowną adnotację, a w teczce spraw w miejsce oryginału wkładano kartkę z informacją o trybie załatwienia.

    Używane w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie, a także w pozostałych urzędach powiatowych strukturalnych wykazach rzeczowych nie stosowano podziału na kategorie „A” i ”B” (mówiono jedynie o dwóch rodzajach spraw – archiwalnych i przejściowych). Dopiero zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 6 grudnia 1948 r. nakazywało referentom dokonania podziału wszystkich spraw zakończonych z lat 1945-1947 na dwie kategorie – „A” („akta posiadające trwałe znaczenie dla interesu i historii państwa, dla spraw obywateli i badań naukowych, jak tez i dla administracji publicznej”) i „B” (dokumentacja o znaczeniu czasowym przeznaczona do zniszczenia). Od 1949 r. referenci zobligowani zostali do bieżącej kwalifikacji załatwianych spraw do właściwej kategorii[38]. W pozostałości starostwa piotrkowskiego bardzo trudno odnaleźć ślady realizacji tego zarządzenia. Sporadycznie występują sprawy, na których czerwoną kredką, w prawym górnym rogu wpisano kwalifikację archiwalną. Przy tym pośród spraw kategorii „A” wpisanych do spisu spraw, występowały sprawy przejściowe, niearchiwalne. Trudno jest w tej chwili stwierdzić, czy ten proceder (przemieszanie spraw różnej kategorii) wynikał z niechlujstwa, zaniedbywania obowiązków służbowych, czy też może późniejszego (w chwili przygotowywania akt do przekazania do składnicy) przekwalifikowania do wyższej kategorii[39].

    Sprawy zakończone, po przełożeniu w nowe okładki, opisaniu hasłem z wykazu rzeczowego, oznaczeniu znakiem teczki (symbol referatu i numer z wykazu rzeczowego), zaopatrzeniu w spis spraw, przekazywane były z referatów do głównej składnicy akt (archiwum zakładowego) starostwa do 31 stycznia roku następnego tzn. materiały wytworzone w roku 1946 przekazywane były do 31 stycznia 1947 r. Nie podlegały systematycznemu przekazywaniu teczki „Przepisy i zarządzenia ogólne” z tego względu, że były stale potrzebne. Materiały przekazywano bez żadnej ewidencji, usystematyzowane zgodnie z układem rzeczowym i powiązane w paczki.
Wspomniane wyżej zarządzenie wojewody łódzkiego z 6 grudnia 1948 r. regulowało sprawy związane z funkcjonowaniem składnic akt (archiwów zakładowych) oraz tryb przekazywania do nich dokumentacji z komórek organizacyjnych urzędu wojewódzkiego i starostw.  Ze względu na to, że nie opracowano nowych przepisów określających warunki przechowywania dokumentacji w składnicach akt obowiązywały nadal uregulowania przedwojenne[40]. Do składnic starostw przekazywano tylko akta jawne i ewentualnie poufne – dokumentacja tajna była przechowywana oddzielnie. Materiały zaliczone do kategorii archiwalnej miały być po upływie 10 lat przeglądane i przygotowywane do przekazania do właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Natomiast dokumentacja niearchiwalna była przeglądana i przygotowywana do zniszczenia po upływie 2 lat od wytworzenia (cały proces określano mianem „wydzielania akt”). Spisy materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej wydzielonej do zniszczenia miano przedkładać w archiwum państwowym. Krótki czas funkcjonowania starostw powiatowych (1945-1950) sprawił, że czynności wydzielania akt nie zdążono przeprowadzić, W registraturze własnej Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim, które przed 1950 r. obsługiwało urzędy z terenu województwa łódzkiego, nie odnaleziono śladów korespondencji w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej w starostwach [41].

 


* Zaprezentowany tekst stanowi rozwinięcie problemów zasygnalizowanych we wstępie do inwentarza zespołu „Starostwo Powiatowe w Piotrkowie” opracowywanego przez autora w 2007 r. Omawiając organizację oraz proces archiwotwórczy urzędu powiatowego opierano się przede wszystkim na przykładzie Piotrkowa.  Ze względu jednak na to, że stosowane tam rozwiązania były typowe (jednolite normatywy kancelaryjne) można poniższe rozważania uznać za reprezentatywne dla pozostałych jednostek tego szczebla administracji rządowej na terenie województwa łódzkiego.

[1] „Dz.U.RP”,  1944, nr 2, poz. 8.
[2] Wystarczający szkic organizacji administracji państwowej (przede wszystkim szczebla wojewódzkiego, ale z pewnymi elementami, które odnieść można i do szczebla powiatowego) na terenie województwa łódzkiego przedstawił Maciej Janik: „W kształtowaniu się powojennego modelu zarządu lokalnego wyodrębniają się wyraźnie dwa okresy. Pierwszy obejmuje lata 1945-1950 i jest w znacznej mierze kontynuacją tradycji oraz metod zarządzania z okresu międzywojennego. Po 1950 r., w oparciu o wzorce radzieckie, przyjęto ściśle centralistyczny model kierowania państwem, czego wyrazem była ustawa o terenowych organach jednolitej władzy państwowej”. Zob. M. Janik, Organy wojewódzkiej administracji państwowej w Łodzi 1945-1975, „Rocznik Łódzki”, 1995, t. XLII, s. 141.

[3] Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim (dalej APPT), Starostwo Powiatowe w Piotrkowie (dalej SPwP), sygn. 1. Zarządzenie opierało się na przedwojennym rozporządzeniu Prezydenta RP z 19 stycznia 1928 r. „o organizacji i zakresie działania władz administracji ogólnej” oraz rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z 30 czerwca 1930 r. w sprawie wewnętrznej organizacji starostw oraz trybu ich urzędowania.

[4] APPT, Powiatowa Rada Narodowa w Piotrkowie (dalej PRNP), sygn. 86.

[5] Tamże, SPwP, sygn. 1. Sekretariat Starosty Powiatowego, Kancelaria Ogólna, referaty: Ogólny,  Organizacyjny, Osobowy (Personalny), Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego, Administracyjny, Opieki Społecznej, Budżetowo-Gospodarczy, Przemysłowo-Handlowy, Budowlany, Wojskowy, Rolnictwa, Karno-Administracyjny, Wodno-Melioracyjny, Informacji i Propagandy, Ochrony Lasów, Aprowizacyjny, Weterynaryjny, Sanitarny
[6] Referat Administracyjno-Prawny składał się z czterech działów spraw: obywatelstwa i stanu cywilnego (AP.C), wyznaniowy (AP.W), samorządowy (AP.S), prawny (Apr.).

[7] APPT, SPwP, sygn. 1, zarządzenie organizacyjne nr 6.

[8] „Łódzki Dziennik Wojewódzki” (dalej ŁDzW), 1946, nr 12, poz. 101, zarządzenie wojewody łódzkiego „o ustaleniu tymczasowego statutu organizacyjnego, regulaminu służbowego oraz instrukcji kancelaryjnej dla starostw powiatowych województwa łódzkiego”.

[9] „ŁDzW”, 1947, nr 3, poz. 31, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 28 stycznia 1947 r.

[10] „ŁDzW”, 1947, nr 13, poz. 117, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 28 lutego 1947 r. „o zespoleniu biur wydziałów powiatowych ze starostwami powiatowymi” oraz zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 29 maja 1947 r. „o zmianach w zarządzeniu wojewody łódzkiego z dnia 28.02.47 r. odnośnie zespolenia biur wydziałów powiatowych ze starostwami powiatowymi”.

[11] Referatom z Działu Samorządowego nadano kolejną numerację w obrębie referatów starostwa powiatowego tzn. od numeru XVII (Referat Administracji Samorządowej) do numeru XXIV (Referat Pożarnictwa).

[12] „ŁDzW”, 1947, nr 19, poz. 168.

[13] „ŁDzW”, 1947, nr 18, poz. 161, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 1 sierpnia 1947 r. „o wewnętrznej organizacji referatów rolnictwa i reform rolnych i weterynaryjnego w starostwach powiatowych województwa łódzkiego”.

[14] ŁDzW”, 1947, nr 26, poz. 181, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 31 lipca 1947 r. „o przejęciu powiatowego aparatu administracyjnego i agend powiatowych oświaty rolniczej przez powiatowe władze administracji ogólnej”. Do zakresu obowiązków nowej komórki organizacyjnej należały sprawy zakładania i wyposażania szkół rolniczych, dysponowanie środkami finansowymi, nadzoru nad oświatą pozaszkolną tzw. przysposobieniem rolniczym.

[15] „ŁDzW”, 1948, nr 15, poz. 88, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 21 lipca 1948 r.

[16] „ŁDzW”, 1948, nr 26, poz. 184, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 3 grudnia 1948 r. „o zlikwidowaniu działalności wszystkich referatów kultury i sztuki”.

[17] „ŁDzW”, 1949, nr 3, poz. 22, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 21 stycznia 1949 r. „o podziale województwa łódzkiego na rejony kultury i sztuki według terytorialnego układu powiatowych władz administracji ogólnej”. Rejon I: powiat wieluński i sieradzki, referat w strukturze starostwa wieluńskiego; rejon II: powiat brzeziński, łaski i łódzki, referat w strukturze starostwa łaskiego z siedzibą w Pabianicach; rejon III: powiat kutnowski i łęczycki, referat w strukturze starostwa kutnowskiego; rejon IV jak w tekście głównym; rejon V: powiat łowicki, rawski i skierniewicki, referat w strukturze starostwa łowickiego.

[18] „ŁDzW”, 1949, nr 7, poz. 51, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 14 marca 1949 r. „o utworzeniu w Urzędzie Wojewódzkim Łódzkim Wydziału Handlu i w starostwach powiatowych oraz Zarządzie m. Tomaszowa Maz. i Zarządzie m. Piotrkowa Tryb. referatów handlu”. Zarządzenie wchodziło w życie z datą wsteczną 1 marca 1949 r.

[19] „ŁDzW”, 1949, nr 17, poz. 151, zarządzenie wojewody łódzkiego z dniem 23 sierpnia 1949 r.

[20] „ŁDzW”, 1949, nr 15, poz. 137, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 13 lipca 1949 r.

[21] „ŁDzW”, 1949, nr 24, poz. 209, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 5 grudnia 1949 r. wchodziło w życie z datą wsteczną od 23 listopada.

[22] „Dziennik Urzędowy Ministerstwa Administracji Publicznej” (dalej DzUMAP), 1947, nr 9, okólnik nr 55 z dnia 16 sierpnia 1947 r.

[23] „ŁDzW”, 1947, nr 20, poz. 173. Wszystkie sprawy rozpoczęte przed wejściem tego zarządzenia w życie miały zostać zakończone przez Starostwo Powiatowe, natomiast nowe miały już być realizowane przez Zarząd Miejski w Piotrkowie.

[24] Prezydent Piotrkowa  swoje stanowisko w sprawie sporu kompetencyjnego ze starostwem powiatowym piotrkowskim  zawarł w piśmie z 3 grudnia 1946 r. skierowanym bezpośrednio do starosty. Zob. APPT, SPwP, sygn. 1.

[25] „DzURP”, 1950, nr 14, poz. 129.

[26] W Piotrkowie konsekwentnie stosowano system bezdziennikowy. Natomiast w starostwie łowickim funkcjonował system mieszany – kancelaria referatu ogólnego pełniąca rolę kancelarii ogólnej wszystkie wpływy przekazywała do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych, które je rejestrowały w odrębnych dziennikach podawczych, a następnie wpisywały do spisów spraw. Por. M. Wojtylak, Wstęp do inwentarza zespołu „Starostwo Powiatowe Łowickie w Łowiczu”, s. 5. Adam Kamiński w swym artykule poświęconym porządkowaniu akt administracji państwowej i samorządowej tego okresu podaje, że w starostwach powiatowych całego kraju w latach 1945-1950 stosowano w zasadzie system bezdziennikowy. Zob. A. Kamiński, Z problematyki porządkowania najnowszych akt administracji państwowej i samorządowej, „Archeion”, 1957, t. XXVII, s. 5.

[27] APPT, SPwP, sygn. 1. Poszczególne etapy obiegu pism określone zostały według szczegółowego harmonogramu godzinowego (zarządzenie organizacyjne nr 14 starosty piotrkowskiego z dnia 4 kwietnia 1945 r.): koncepty odpowiedzi z dnia poprzedniego kierownicy referatów oddawali w hali maszyn o godz. 9 rano. Czystopisy zwracano do referatów o godz. 13.30, o 14 przedkładano je do podpisu staroście (lub jego zastępcy), a o 14.30 trafiały już podpisane do ekspedycji.

[28] Na wpływach nanoszono – przeważnie starosta lub też później referenci – różne informacje związane z formą załatwiania danej sprawy. Oto kilka przykładów takich naniesień pochodzących z akt starostwa piotrkowskiego: „przypomniano telefonicznie” (o terminie wysłania odpowiedzi), „powtórzono listownie” (wcześniej był kontakt telefoniczny), „petenci powiadomieni”.

[29] Sprawy archiwalne oznaczano numerem teczki łamanym przez numer kolejny sprawy. Natomiast sprawy przejściowe (niearchiwalne) oznaczany wyłącznie numerem teczki. Dopuszczano możliwość przekwalifikowania spraw do kategorii wyższej.

[30] „ŁDzW”, 1946, nr 12, poz. 101.

[31] Pisma poufne i tajne wpisywano do kontroli wpływów bez otwierania, z opisu na kopertach.

[32] Spis spraw zawierał następujące informacje: numer kolejny sprawy, datę wpływu przepisaną z pieczęci wpływu, od kogo sprawa wpłynęła, krótka treść sprawy, termin załatwienia oraz uwagi.

[33] APPT, SPwP, sygn. stara 188.

[34] Referenci mieli do dyspozycji kilka rodzajów „teczek podręcznych”, oznaczających pewien punkt, etap w obiegu pism – „poczta”, „do załatwienia”, „do aprobaty”, „na maszynę”, „do wysyłki”, „terminantka” i „ad acta”. Z tej ostatniej przekładano akta do teczek spraw ostatecznie zamkniętych.

[35] Zgodnie z tymczasowym statutem organizacyjnym z 1946 r. pewien, określony rodzaj spraw był zastrzeżony do wyłącznej aprobaty i podpisu starosty (zarządzenia wewnętrzne, opinie o nadsyłanych projektach normatywów, sprawy o charakterze politycznym, interpelacje poselskie, sprawozdania dla wojewody).  Inne kategorie spraw mniejszej wagi mógł starosta sobie zastrzec bądź też powierzyć je swojemu zastępcy czy też konkretnemu kierownikowi referatu, przy czym z reguły: „referentom fachowym pozostawia się /.../ prawo samodzielnej aprobaty w zakresie spraw, których załatwienie oparte jest /.../ na ich zawodowej wiedzy fachowej” (np. powiatowy weterynarz, lekarz powiatowy).

[36] W zakresie czynności ekspedycji znalazło się jeszcze prowadzenie książki doręczeń zamiejscowych przez gońców, pocztowych książek nadawczych, ewidencji okólników starosty.

[37] Teczek rzeczowych używano wielokrotnie, zakładając kolejne w razie pojawienia się nowych spraw. 

[38] „ŁDzW”, 1948, nr 27, poz. 192, zarządzenie wojewody łódzkiego z dnia 6 grudnia 1948 r. „o przechowywaniu akt w Urzędzie Wojewódzkim i starostwach powiatowych”. 

[39] APPT, SPwP, sygn. Stara 161.

[40]  Do zarządzenia wojewody łódzkiego z dnia 6 grudnia 1948 r. załączono dwa akty sprzed drugiej wojny światowej zachowujące swoją moc prawną – uchwałę Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 1932 r. „o przechowywaniu akt w urzędach administracji publicznej” oraz okólnik Ministerstwa Spraw Wewnętrznych z dnia 27 lutego 1936 r. „w sprawie przepisów o przechowywaniu akt w urzędach wojewódzkich i starostwach”.

 
[41] Natomiast pierwszą partię materiałów archiwalnych Starostwa Powiatowego w Piotrkowie, w ilości 270 j.a.,  przekazało 7 sierpnia 1970 r. Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Piotrkowie Trybunalskim

< Poprzedni   Następny >